Onboarding candidat : bien intégrer un nouveau collaborateur

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C’est l’une des étapes finales d’un recrutement à succès, mais elle compte autant que les autres : on parle ici de l’accueil du nouveau collaborateur dans votre entreprise. Car pour que l’embauche soit rentable et profitable sur le long terme, elle ne doit pas se solder par un départ au terme de la période d’essai, ou une démission, voire un litige, en cours de contrat. Selon une étude effectuée par l’Observatoire du SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines), 1 arrivant sur 5 dans une nouvelle entreprise a envie de la quitter dès le premier jour !

Alors, comment éviter cela et bien intégrer vos nouvelles recrues ? Il faut, tout simplement, renforcer leur motivation déjà exprimée lors de l’entretien d’embauche, en préparant soigneusement leur arrivée. Accroitre leur implication dans l’entreprise, c’est les rendre productifs plus rapidement. Et ainsi, éviter le turn over, trop important encore dans les entreprises françaises et qui pèse sur leur compétitivité. Mais c’est aussi les fidéliser, ces nouvelles recrues : augmenter leur degré d’appartenance à l’entreprise, et en faire de nouveaux hérauts de votre marque employeur, ceux-là même qui vont vous permettre d’en accroitre encore l’attractivité et d’attirer à vous les meilleurs talents : c’est l’aboutissement ultime de votre process de recrutement. 

Présentation de la culture d’entreprise

« Faire comme si tout était déjà gagné et négliger cette étape est un très mauvais calcul », explique un conseiller Pôle Emploi. « Un candidat qui arrive et ne se sent pas attendu, pas accueilli, aura l’impression de faire une mauvaise affaire, surtout si vous lui avez vendu du rêve pour le recruter, et que vous avez mis en avant l’ambiance de travail et la politique RH bienveillante de l’entreprise. C’est la première promesse que vous devez impérativement tenir, car sinon, les bases de la confiance entre vous et votre nouveau collaborateur seront fragilisées ».

Prévoyez d’être particulièrement disponible le jour J, vous, recruteur, c’est-à-dire la personne que la nouvelle recrue connait finalement le mieux dans l’entreprise, puisqu’elle vous a déjà rencontré une ou deux fois, parlé plusieurs fois au téléphone, qu’elle a échangé des emails avec vous. C’est donc rassurant pour elle que ce soit vous qui l’accueilliez le premier jour, vous serez son repère. Et cela conforte le sentiment de se sentir attendu et de ne pas être « une affaire classée ». Evidemment, préparez l’équipe de l’arrivée de cette nouvelle recrue, et préparez collectivement son accueil et son accompagnement sur les lieux de travail. Faites en sorte que son poste de travail soit parfaitement prêt pour le jour de son arrivée, puis, pendant sa période d’essai  réservez lui du temps, régulièrement, pour des entretiens formels ou informels, mais qui permettront de faire le point avec elle, de voir si sa motivation reste intacte ou décline, si son enthousiasme est toujours là, si elle rencontre des difficultés d’intégration et, le cas échéant, de recadrer les autres membres de l’équipe qui en seraient éventuellement responsables, ou de pallier aux problèmes matériels ou techniques qui perturbent votre nouvelle recrue.

La toute première chose à faire, le jour J de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, c’est donc de lui prouver que vous ne lui avez pas vendu du rêve en vain quant à votre marque employeur : montrez-lui, immédiatement et concrètement, que vous avez bel et bien ces valeurs communes qui lui ont permis de se projeter facilement dans le poste, que le great place to work dont vous lui avez parlé est une réalité, que l’esprit d’équipe et l’ambiance de travail formidables que vous lui avez vantés sont effectifs, etc…. et pour cela, préparez en amont et soigneusement avec l’équipe ce jour d’arrivée de la nouvelle recrue, afin qu’elle se sente accueillie et toujours désirée .

« Il n’y a rien de plus frustrant, pour un RH, que de voir filer une nouvelle recrue de valeur au bout de quelques semaines ou quelques mois, parce que l’on n’aura pas su l’accueillir et lui donner le sentiment d’appartenance à l’entreprise nécessaire pour qu’elle s’y épanouisse »

Consultante de l’APEC, l’Association pour l’Emploi des Cadres

« Surtout si, ensuite, elle rejoint directement la concurrence ! C’est une perte d’argent, de temps, d’énergie, et pourtant pas forcément une erreur de casting. C’est la raison pour laquelle la stratégie d’intégration est fondamentale, car elle permettra de verrouiller le dispositif d’accueil de manière à ce que, si cela se passe mal quand même et que le nouvel arrivant préfère ne pas donner suite à l’issue de sa période d’essai ou même partir avant, vous n’aurez pas à vous remettre en question sur ce point-là et  vous pourrez essayer de comprendre ce qui n’a pas fonctionné spécifiquement avec cette personne, sans remettre à plat tout le process ».

« Chaque entreprise a sa propre culture, une culture unique et donc, une manière unique d’agir sur le bien-être au travail de ses collaborateurs », poursuit l’Observatoire de la Santé Psychologique au Travail. « C’est sur ces spécificités que vous devez insister lorsque vous accueillez votre nouvelle recrue sur son nouveau lieu de travail et que vous le lui faites visiter, en lui présentant ses nouveaux collaborateurs. Pour être efficace, dites-vous que vous devez impérativement répondre à ces questions, cela vous permettra de détailler de manière percutante votre culture d’entreprise :

quelle est l’ambiance générale ?

Les équipes sont là depuis longtemps, qu’est-ce qui explique leur fidélité et leur ancienneté dans l’entreprise ?

Comment l’entreprise s’attache-t-elle à faire évoluer la carrière de chacun de ses salariés ?

Comment se démarque-t-elle de la concurrence pour ce qui concerne les conditions de travail ?

Quelles sont les mesures prises en interne pour favoriser l’égalité femmes-hommes ?

La diversité ?

Quelle est votre politique RSE pour l’environnement ?

L’amélioration du bien-être au travail ?

Pourquoi vous-même aimez-vous travailler ici ?

Pourquoi la personne qui est aujourd’hui remplacée par ce nouveau collaborateur a-t-elle quitté l’entreprise ?

Est-ce au contraire une mobilité interne qui lui a permis de prendre du galon à un autre échelon ?

Quelles sont les qualités déterminantes pour réussir à ce nouveau poste ?

(Cela a évidemment déjà été évoqué en entretien d’embauche mais ici, il s’agit de le redire en mode affirmatif et non plus interrogatif. Vous ne demandez pas au candidat de justifier de ses compétences, vous partez du principe qu’il les a et vous les évoquez comme un postulat, un constat. C’est flatteur pour son ego et cela boostera sa motivation et son sentiment d’être la bonne personne, au bon endroit, pour les bonnes missions). Enfin, réfléchissez avant le jour J à ce que vous, vous auriez aimé que l’on vous dise ou que l’on vous montre quand vous êtes arrivé dans l’entreprise. Et demandez-vous aussi ce que vous aimeriez changer dans l’entreprise si vous en aviez la possibilité. Cela vous permettra d’engager votre nouveau collaborateur dans une réflexion commune avec vous, et de le faire se sentir d’ores et déjà intégré puisque vous lui demandez de vous aider à faire évoluer les choses de l’intérieur ».

Visite des locaux

« La première visite d’une nouvelle recrue sur son lieu de travail doit être un moment un peu magique, et la responsabilité vous incombe de travailler en amont sur cette magie-là. Elle est vitale pour l’avenir de la relation, et vous pouvez en tirer un très grand bénéfice », explique un des membres du label Happy Tech, constitué de start-up spécialisées dans le bien-être au travail. « Dans l’idéal, préparez-lui une plaquette, un document d’accueil, avec plan, photos, description de l’activité et des différents sites de production si nécessaire, schémas conceptuel des relations entre services, organigramme avec noms et photos, mais aussi référencement des principaux grands clients par exemple… sans oublier les horaires, les consignes de sécurité, des indications sur la cantine, le service médical, de comité d’entreprise…. Et puis, bien sûr, un rappel aux valeurs de l’entreprise et à sa stratégie globale de développement, sa vision du futur ».

Pendant la visite avec votre nouvelle recrue, appuyez-vous sur ce document pour lui expliquer, à chaque fois, où vous vous trouvez, les personnes qui y travaillent, la hiérarchie, les clients, et la situation du marché par secteur. « Ne saoulez pas le nouvel arrivant de paroles non plus, ça n’est pas l’idée, mais ne laissez pas la personne découvrir et interpréter seule, elle doit se sentir guidée, accompagnée, entourée. Vous devez la rassurer en lui fournissant toutes les indications dont elle aura besoin pour se sentir à l’aise et évoluer facilement sur les lieux et avec les gens », explique un cabinet de coaching RH. « Vous pouvez aussi évoquer vos principaux concurrents sur vos différents secteurs d’activité, en expliquant à votre nouvelle recrue en quoi votre entreprise se différencie des autres sur le marché local, national, européen ou mondial, et comment vous entretenez vos différents avantages compétitifs pour continuer à vous démarquer. Organisez la visite de manière à ne pas faire trop attendre la personne (sinon c’est en général à ce moment-là qu’elle va se mettre à lire l’ensemble des affiches et tracts syndicaux affichés dans le hall d’accueil de l’entreprise, pour une première impression on peut faire mieux ;-), et à lui faire visiter à un moment de pleine activité, pour qu’elle croise un maximum de monde et voie l’entreprise à un moment de plein régime. Des locaux à moitié vides ne font pas non plus une très bonne impression d’emblée ». Dans tous les cas, ayez ce mantra à l’esprit pendant que vous faites la visite : rassurer et convaincre.

Présentation des collègues

Pour faciliter l’intégration d’un nouvel arrivant, il faut évidemment préparer les lieux et le groupe avant son arrivée. Ne débarquez pas à l’improviste avec votre nouvelle recrue dans les services, cela mettrait tout le monde très mal à l’aise et vous prendriez le risque de réactions d’accueil mitigées de la part de ceux qui, en interne, se sentiraient pris au dépourvu ou soudainement menacés dans leur poste par cette nouvelle arrivée. Donc, parlez avec l’équipe en amont de ce recrutement, expliquez votre démarche, votre choix, ce qui à vos yeux donne de la valeur à votre candidat pour le bien commun de l’entreprise, et impliquez l’équipe dans son arrivée et son accueil.

Il est crucial que vos salariés déjà en place aient bien compris, avant de la connaître, les nouvelles fonctions de la personne auprès de qui vous allez les introduire. Il n’y a rien de moins propice à un climat de travail serein que les rumeurs et les on-dit. Pour les éviter au maximum, mettez cartes sur table, répondez aux questions en toute transparence. Et si l’un de vos salariés manifeste une quelconque hostilité envers le nouvel arrivant ou la nouvelle arrivante, prenez le à part et prenez le temps de discuter longuement avec lui pour désamorcer ce qui pourra l’être. Si ce n’est pas possible, prévenez la nouvelle recrue en amont du fait que son arrivée provoque quelques remous et aidez là à identifier tout de suite ceux avec lesquels la partie sera peut-être un peu moins facile, mais en la rassurant. Auprès de tous, montrez que les notions d’accueil, de communication et d’esprit d’équipe sont déterminantes à vos yeux et que vous ne transigerez pas là-dessus. Et en présentant la nouvelle recrue aux uns et aux autres, valorisez toujours les métiers et les savoirs faire de chacun.

Communiquez aussi, largement, en interne comme sur les réseaux sociaux, pour annoncer l’arrivée de la nouvelle ou du nouveau intégré(e). Préparez avec elle ou lui, en amont, une petite biographie qui résumera son parcours et ses atouts, organisez même éventuellement une séance photo avec un photographe professionnel, pour un portrait qui accompagnera la bio. L’impliquer de cette manière lui permettra de choisir sous quel angle se présenter et de se sentir valorisé ; parler de son arrivée en interne et sur les réseaux est aussi une manière de lui dire que vous l’intronisez fièrement auprès de votre communauté.

Organisez des sessions « vis ma vie » dans chaque service

N’hésitez pas, enfin, avant de lui confier ses premières missions, à lui prévoir un planning d’intégration sur quelques jours la première semaine : par exemple, une demi-journée dans chaque service, pour mieux comprendre son fonctionnement et le rôle de chacun. Mais aussi, faire venir les représentants des autres services auprès du nouvel arrivant pendant quelques heures à tour de rôle, pour voir avec lui les interactions possibles et futures et réfléchir ensemble à la meilleure manière d’avancer de pair. Cela favorisera par la suite l’empathie réciproque et, en cas de situation complexe ou délicate, le fait que chacun puisse visualiser clairement le rôle, les attributions, le process décisionnel et les responsabilités de l’autre, favorisera le brainstorming commun pour trouver les meilleures solutions.

A cette fin, il est important que le lieu de travail précis de votre nouvelle recrue soit prêt dès le premier jour de son arrivée : si c’est un open space, sa place doit être déjà définie avec ses futurs collègues, propre, préparée, équipée du matériel requis, avec éventuellement quelques mots et cadeaux de bienvenue. Si les postes ne sont pas attribués nominativement, vous devrez alors lui préparer avec le même soin tous les éléments nominatifs et personnels qui lui permettront quand même de se sentir au bon endroit et de ne pas être totalement anonyme au milieu d’inconnus : vestiaire, casier, meuble de rangement pour ses affaires personnelles, mais aussi un téléphone portable professionnel, voiture de fonction propre et accueillante si besoin et, pourquoi pas un mug à son nom près de la machine à café, sa photographie sur le trombinoscope du service, son nom à l’accueil, etc. Si des jours de télétravail sont prévus dans son contrat, ou si l’organisation des locaux prévoit de pouvoir s’installer en coworking dans plusieurs espaces variés, remettez-lui (dès le premier jour également) son propre matériel informatique et connectique, neuf ou reconditionné et déjà opérationnel avec forfait, wifi, etc…

Soirée / repas d’intégration

On le sait, le fait de se réunir autour d’un repas suscite toujours la convivialité, l’échange, et favorise le dialogue et la communication tout en aplanissant les barrières. C’est un moyen simple mais efficace de donner à votre nouvelle recrue un sentiment de bien-être et d’accueil réussi, tout en lui permettant d’avoir une vision globale de l’équipe avec des collaborateurs disponibles et disposés, plus concentrés sur sa présence que s’ils étaient dans le même temps occupés à travailler. Commencez par un petit déjeuner ou un déjeuner d’accueil, pour présenter l’humain avant le lieu, et faciliter le repérage et la connivence avec les futurs collègues. Puis, quand tout le monde est bien identifié, vous verrez que la visite dans les locaux et les services sera plus fluide, et chacun plus réceptif. Enfin, un « pot » d’accueil quelques soirs après le premier jour peut clôturer la phase d’arrivée de manière réjouissante pour tous. 

Attribution d’un « buddy »

Mettez-vous à la place de votre nouvelle recrue : le premier jour, elle va découvrir un nouveau lieu de travail, de nouvelles conditions de travail, de nouveaux horaires, de nouveaux interlocuteurs et collègues, de nouvelles missions, de nouveaux enjeux…. C’est excitant mais aussi angoissant, passionnant mais cela peut aussi submerger. Pour éviter qu’elle ne se sente dépassée, ou trop stressée par la masse d’informations à assimiler, appliquez la méthode du pairing, ou parrainage : attribuez lui ce qu’on appelle, dans le jargon, un « buddy », un « pote », un « partenaire » : en clair, quelqu’un que vous choisirez et que vous brieferez soigneusement pour accompagner votre nouvel(le) arrivant(e) dans sa découverte de votre entreprise et faire en sorte qu’il ou elle s’y sente bien, et même le mieux possible, le plus vite possible.

« Mais attention, c’est un exercice qui ne se fait pas n’importe comment, car il peut être aussi bénéfique que nuisible à l’entreprise », prévient l’Observatoire des Transitions Professionnelles. « Choisissez quelqu’un d’ancien dans l’entreprise, pas une toute jeune recrue qui a tout à prouver et se placera immédiatement en concurrence avec la nouvelle recrue. Pas non plus quelqu’un qui occupe un poste équivalent, car là aussi il va y avoir concurrence implicite et immédiate et donc, une atmosphère malsaine qui va être ressentie négativement par le nouveau salarié. Ne choisissez pas non plus quelqu’un qui sera supérieur dans la hiérarchie, la pression serait trop importante. Préférez un poste complémentaire, par exemple son ou sa futur(e) assistant(e), si vous le / la sentez prêt(e) à se dévouer à cette mission, ou encore, un collègue qui fait cela régulièrement, qui a la fibre sociale et aime participer à l’intégration des nouveaux en les emmenant à la rencontre des autres, en les intégrant dans des sorties extra professionnelles, ou à des repas etc… Cela peut aussi être un salarié qui part bientôt en retraite, qui est plus disponible dans sa tête, sans enjeux de concurrence du coup, et qui connaît l’entreprise sur le bout des doigts. Dans tous les cas, réfléchissez bien à qui vous missionnez, pour que les rapports soient sains dès le départ, humainement et professionnellement : préférez des parrainages non mixtes, aussi, c’est toujours préférable ». Dans tous les cas, il faut que cette méthode d’intégration soit basée sur le volontariat : toute mission « forcée » sera contreproductive, dans ce domaine. Autre règle : pas plus de 2 parrainés par parrain, au-delà cela prend trop de temps et cela n’est plus aussi efficace.

Si le « buddy » est bien choisi et volontaire, c’est une méthode qui a fait ses preuves et qui est réellement très efficace en matière d’intégration des nouvelles recrues : « Généralement, les volontaires se proposent comme buddies parce qu’ils ont un mauvais souvenir de leur propre expérience d’arrivée dans une entreprise, celle-là ou une autre précédemment d’ailleurs, et ils ont envie d’éviter cette déconvenue à d’autres. Ce sont généralement des philanthropes qui font ça de manière assez désintéressée, pour le plaisir d’aller vers l’autre et de l’accueillir. C’est aussi flatteur des deux côtés : pour le buddy, avec une mission d’aide à l’intégration  très importante donc valorisante, il sera le guide, le repère, le confident ; et pour le parrainé, qui saura ainsi que sa hiérarchie a pensé à tout pour qu’il se sente aidé et en confiance sur son nouveau lieu de travail », explique un professeur de sociologie des RH à l’IAE Université Jean Moulin de Lyon 3. « Bien orchestrée, c’est une pratique trois fois gagnante : pour le salarié, pour son parrain, et pour l’entreprise elle-même qui va y gagner en productivité, car il a été prouvé qu’un onboarding réussi favorisait une prise de poste rapide et une efficacité accrue des nouveaux talents, à la faveur de l’employeur. D’après les dernières études effectuées, 6 salariés sur 10 estiment que l’attribution d’un buddy leur a permis d’être plus productifs et d’être pleinement investis dans leur mission ; ceux qui ont rencontré leur buddy une fois en 3 mois estiment à 56% que leur intégration a été réussie ; ceux qui ont rencontré leur buddy plus de 3 fois en 3 mois estiment, eux, à 72% que leur intégration a été réussie. Enfin, on sait que ceux qui ont bénéficié d’un buddy dès leur première semaine de travail sont, au global, 23% plus satisfaits que les autres ».

Marie MEHAULT

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