7 conseils pour un onboarding réussi

onboarding réussi
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L’onboarding est une étape qui compte autant que les autres, le recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat ! 1 arrivant sur 5 dans une nouvelle entreprise a envie de la quitter dès le premier jour ! Et chaque désistement coûte entre 20 000 et 30 000 € au recruteur… Alors, comment éviter cela et bien intégrer vos nouvelles recrues ? Il faut, tout simplement, renforcer leur motivation en préparant soigneusement leur arrivée. Voici nos 7 conseils pour un onboarding réussi.

Avoir conscience des enjeux d’un onboarding réussi

Accroitre l’implication d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise, c’est le rendre productif plus rapidement. Et ainsi, éviter le turn-over qui pèse sur votre compétitivité. Mais c’est aussi le fidéliser : augmenter son degré d’appartenance à l’entreprise, et en faire un nouvel ambassadeur de votre marque employeur. Un de ceux qui vont vous permettre d’en accroitre encore l’attractivité et d’attirer à vous les meilleurs talents : c’est l’aboutissement ultime de votre process de recrutement. 

Montrer que vous partagez les mêmes valeurs, insister sur votre culture d’entreprise

Montrez immédiatement et concrètement à votre nouveau collaborateur que le “great place to work” dont vous lui avez parlé est une réalité. Expliquez lui pourquoi les équipes sont là depuis longtemps, ce qui explique leur fidélité et leur ancienneté dans l’entreprise. Redites comment l’entreprise s’attache à faire évoluer la carrière de chacun de ses salariés, comment elle se démarque de la concurrence pour ce qui concerne les conditions de travail, quelles sont les mesures prises en interne pour favoriser l’égalité femmes-hommes, la diversité… Insistez sur votre politique RSE pour l’environnement, les dernières améliorations pour le bien-être au travail ; racontez pourquoi vous-même vous aimez travailler ici.

Soignez la visite des locaux

Pour un onboarding réussi, prévoyez d’être particulièrement disponible le jour J, vous, recruteur. Vous êtes la personne que le nouveau collaborateur connait finalement le mieux dans l’entreprise, c’est donc rassurant que ce soit vous qui l’accueilliez le premier jour. Avec vos équipes, préparez collectivement son accueil et son accompagnement sur les lieux de travail. Son poste de travail doit être prêt : sa place doit être déjà définie avec ses futurs collègues, propre, équipée du matériel requis, avec éventuellement quelques mots et cadeaux de bienvenue. Prévoyez un rangement pour ses affaires personnelles, un téléphone portable professionnel, son propre matériel informatique et connectique déjà opérationnel avec forfait, wifi, etc… S’il en a une, sa voiture de fonction doit aussi être prête, et propre. Parmi les petites attentions payantes : un mug à son nom près de la machine à café, sa photographie sur le trombinoscope du service, son nom à l’accueil, etc.

Pour le jour J, préparez-lui aussi une plaquette ou un document d’accueil, avec plan, photos, description de l’activité et des différents sites, schémas des relations entre services, organigramme avec noms et photos, référencement des principaux grands clients, calendrier des grandes dates etc… Sans oublier les horaires, les consignes de sécurité, des indications sur la cantine, le service médical, de comité d’entreprise…. Et puis, bien sûr, un rappel aux valeurs de l’entreprise et à sa stratégie globale de développement, sa vision du futur. Pendant que vous faites la visite n’oubliez jamais deux impératifs : rassurer et convaincre.

Ne bâclez pas la présentation des équipes

Ne débarquez pas à l’improviste avec votre nouvelle recrue dans les services, vous prendriez le risque de réactions d’accueil mitigées. Parlez avec l’équipe en amont de ce recrutement, expliquez votre démarche, votre choix, ce qui à vos yeux donne de la valeur à votre candidat pour le bien commun de l’entreprise, et impliquez l’équipe dans son arrivée et son accueil. Auprès de tous, montrez que vous ne transigerez pas sur les notions d’accueil, de communication et d’esprit d’équipe. En présentant la nouvelle recrue aux uns et aux autres, valorisez là, mais valorisez aussi auprès d’elle les métiers et les savoirs faire de chacun. Communiquez largement en interne comme sur les réseaux sociaux pour annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur. En parler est une manière de lui dire que vous l’intronisez fièrement auprès de votre communauté.

Organisez un planning d’intégration pour le nouveau collaborateur

Par exemple, une demi-journée dans chaque service, pour mieux comprendre son fonctionnement et le rôle de chacun. Cela favorisera par la suite l’empathie réciproque et, en cas de situation complexe, le fait que chacun puisse visualiser clairement le rôle, les attributions, le process décisionnel et les responsabilités de l’autre, favorisera le brainstorming commun pour trouver les meilleures solutions.

Faites dans l’événementiel

N’oubliez pas d’organiser un pot, une soirée, un repas d’intégration… Ce moment suscitera la convivialité, l’échange, et favorisera le dialogue et la communication tout en aplanissant les barrières. C’est un moyen simple mais efficace de donner à votre nouvelle recrue un sentiment de bien-être et d’accueil réussi, tout en lui permettant d’avoir une vision globale de l’équipe avec des collaborateurs disponibles et bien disposés. C’est un moment important pour un onboarding réussi.

Attribuez-lui un “Buddy”

Appliquez la méthode du pairing, ou parrainage : attribuez lui un « buddy », un partenaire, quelqu’un pour accompagner votre nouvel(le) arrivant(e) dans sa découverte de l’entreprise et faire en sorte qu’il ou elle s’y sente bien le plus vite possible. Choisissez quelqu’un d’ancien dans l’entreprise, pas une toute jeune recrue qui a tout à prouver et se placera immédiatement en concurrence avec son filleul. Pas non plus quelqu’un qui occupe un poste équivalent, pour les mêmes raisons, ni quelqu’un de supérieur dans la hiérarchie. La pression serait trop importante. Préférez un poste complémentaire, par exemple un assistant, un collègue qui a la fibre sociale, un salarié qui part bientôt en retraite et qui est plus disponible… Dans tous les cas, cela doit être du volontariat : toute mission « forcée » sera contreproductive. Autre règle : pas plus de 2 parrainés par parrain. C’est une pratique 3 fois gagnante : pour le salarié (valorisé), pour son parrain (valorisé), et pour l’entreprise qui va gagner en productivité : 6 salariés sur 10 estiment que l’attribution d’un buddy leur a permis d’être plus productifs et d’être pleinement investis dans leur mission.

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Marie MEHAULT