Réussir son processus d’onboarding en quelques étapes clés

  • 15 avril 2021
  • Onboarding
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  • Marie MEHAULT
Réussir son processus d’onboarding
Temps de lecture : 10 minutes

Voici quelques éléments indispensables à intégrer dans votre processus d’onboarding selon un certain calendrier : cela vous aidera à jalonner votre planning d’intégration du collaborateur. Ces différentes étapes doivent se faire dans l’ordre et de manière à ce que chaque moment se déroule sereinement, et ne soit pas trop éloigné de celui qui le suit ni de celui qui le précède.

Le premier jour

La première journée de votre collaborateur tout juste recruté dans son nouveau poste constitue une étape décisive de votre processus d’onboarding, il faut donc en soigner tout particulièrement le déroulé et les détails, et fédérer votre équipe autour de ce moment d’accueil qui déterminera vraisemblablement toute la suite, ou quasi ! En effet, comme en immobilier, c’est la première minute qui compte, ou plus largement les premières heures de cette journée. C’est là que votre nouvelle recrue va se faire son opinion de la manière dont on travaille dans votre entreprise : l’ambiance, l’air heureux – ou maussade – de ses nouveaux collaborateurs, l’impression générale de bien-être et d’épanouissement ou au contraire de morosité et de lassitude, bref vous l’aurez compris : c’est dans votre intérêt comme dans le sien que ce premier jour se déroule de la meilleure façon possible !

Demandez-lui de ses nouvelles avant le Jour J

Votre candidat préféré a accepté votre offre, vous avez signé ensemble son contrat, tout le monde est au clair sur ses conditions de travail et sa rémunération, c’est super ! Mais cela ne suffit pas à vous garantir que la période d’essai se passera bien et que votre nouveau talent aura envie de rester définitivement avec vous. Pour bien démarrer le processus d’intégration, il est donc très important de ne pas jouer au roi du silence dans le laps de temps qui sépare la conclusion de l’accord et le premier jour de votre nouvelle recrue dans l’entreprise : prenez de ses nouvelles régulièrement (ni trop ni trop peu, on ne l’étouffe pas, on ne lui donne pas le sentiment qu’on a peur de le perdre sinon c’est signe pour lui qu’il y a un loup, mais on ne lui donne pas non plus l’impression que ça y est, il a signé, le reste n’a plus d’importance, sinon il peut se sentir piégé. Donc : juste mesure, nuance dans les formes, respect, politesse, gentillesse. Un coup de fil toutes les semaines ou tous les 10 jours, c’est bien.

Ces moments sont nécessaires parce qu’ils vont vous permettre de prendre la température du candidat, de vous assurer qu’il est toujours volontaire et motivé ; et cela va aussi lui permettre de vous poser quelques ultimes questions, s’il en a encore, ou s’il y a pensé après coup. C’est aussi l’occasion de préparer gentiment son intégration, en lui envoyant par exemple un trombinoscope de ses futurs collègues, puis en le passant en revue avec lui au téléphone ou en visio. Vous pourrez à ce moment-là lui glisser un mot sur chacun, les traits de caractère, les différentes personnalités, le code vestimentaire dans le service, etc…. ainsi, le jour J, il sera comme un poisson dans l’eau puisqu’il identifiera tout de suite à qui il a affaire, et se sera préparé en conséquence pour adopter en amont les codes du groupe.

C’est aussi à ce moment-là que vous allez pouvoir l’ambiancer sur ses premières missions, de sorte qu’il y pensera en avance et ne se sentira pas pris au dépourvu : il fera preuve d’efficacité immédiate, ce qui le mettra en confiance et le valorisera aussi auprès de ses collègues. Enfin, il faudra, pendant ces entretiens, lui rappeler que vous êtes satisfaits de son arrivée dans l’entreprise, qu’il était votre candidat final, que vous l’avez choisi pour son talents et ses capacités, et / ou son expérience, son regard neuf, bref : remettre une pièce dans la machine à désir ! Prolonger la séduction pour faire perdurer l’envie de venir travailler avec vous et le mettre dans les bonnes conditions, Bien l’accueillir c’est top, mais il faut aussi que lui soit dans le bon tempo et le bon esprit pour être réceptif à ce que vous aurez préparé au moment de sa venue. Le lien entre vous et lui se cimente dès cette première étape !

2 ) Ne vous occupez pas du onboarding seul

Avant le jour J, pour préparer l’accueil de votre nouveau collaborateur, ne restez pas seul, faites participer les futurs collaborateurs de votre nouvelle recrue : ses collègues, ses managers, la direction : incitez tout le monde à y consacrer un peu de temps lors de brainstorming où chacun pourra être force de proposition dans l’organisation de cette première journée d’accueil. Voyez ensemble les modalités à la fois pratiques et logistiques à mettre en place (pot, déjeuner, brunch, petit déjeuner, soirée, sortie, événement d’entreprise, moment d’accueil en visio si vous n’avez pas d’autre choix) : tout devra être réfléchi pour pouvoir se concrétiser dans des conditions optimales, c’est-à-dire les repas, le lieu, les personnes présentes, les discours, les moments festifs, les projections de films s’il y a, la déco, etc….

Mais réfléchissez aussi à vous tous, en équipe, à ce que vous devrez d’ores et déjà annoncer à votre nouveau collaborateur le jour de son arrivée : son planning, s’il a des stages, des formations, des séminaires ; faites en sorte que son espace de travail soit prêt, le matériel nécessaire commandé, sa ligne téléphonique opérationnelle pour le fixe et pour le portable pro, ses codes d’accès applications et aux réseaux et autres outils numériques, son badge, sa carte de cantine, sa clé de vestiaire et de placards / tiroirs, sa voiture de fonction si besoin, etc etc…. N’hésitez pas, par ailleurs, à prévoir dans votre budget une participation partielle et même intégrale à ses frais de déménagement s’il change de région pour vous. Enfin, si votre nouveau collaborateur doit travailler sur plusieurs sites différents au cours de ses missions à venir, prévoyez une journée d’intégration par site et par équipe, pour ne pas le submerger d’informations sur une seule première journée qui se transformerait en marathon.

3) Distribuez bien les rôles

Vous devez planifier les interventions et le rôle de chacun, lors de cette première journée d’accueil : vous ne devez pas tous vous précipiter en même temps sur ce pauvre nouveau collaborateur qui se retrouverait pris d’assaut par une meute de nouveaux collègues, mais vous ne devez pas non plus le laisser seul livré à lui-même parce que chacun pense que les autres s’occupent de lui et au final, personne ne le fait. Organisez donc des réunions d’information avec votre service des Ressources Humaines pour voir qui fera quoi : qui sera son « guide » physique lors de la visite des locaux et lui remettra un « pack d’accueil » que vous aurez préparé pour lui avec livret, plaquette, dépliants, goodies (mug, stylos, porte clé, porte badge…), ses nouvelles cartes de visite, ses badges, un pack de capsules de café pour le clin d’œil…… ;

Désignez aussi qui prendra la parole pour lui présenter l’entreprise, vos valeurs, vos missions, vos objectifs, vos partenaires, vos clients…. ; Qui sera sa référence pour le renseigner et l’aider sur tout ce qui concerne l’administratif, les papiers à remplir, les demandes à faire, les accès (badges, clés, codes) à mettre en place, de manière à ce que tout soit fonctionnel dès le jour de son arrivée ; Ou encore, désignez qui refera le point avec lui sur son contrat de travail, ses premières tâches et missions à effectuer, les règles internes à respecter, la charte informatique, la charte éthique etc… ; Enfin, prévoyez quelqu’un qui fera office d’annonceur de bonnes nouvelles : c’est lui qui lui expliquera comment fonctionne le Comité d’Entreprise, tous les avantages en nature ou en espèces auxquels il a droit, les différentes primes possibles à décrocher, les tickets repas, qui l’emmènera découvrir sa nouvelle voiture de fonction, lui donnera ses téléphones, ordinateurs et autres matériels, et ainsi de suite.

N’oubliez pas, enfin, de faire un compte rendu de cette réunion et de l’envoyer à tous les collaborateurs concernés en leur demandant de se préparer au mieux pour accomplir chacun le rôle qui lui a été attribué, et en rappelant au collectif que vous comptez sur tous et sur chacun pour réserver le meilleur accueil possible au nouvel arrivant. Le Jour J, vous n’aurez plus qu’à mettre tout ce qui aura été préparé en application et tout se passera bien !

Les premières semaines après le Jour J

Votre nouvelle recrue va maintenant venir tous les jours et démarrer sa nouvelle vie professionnelle au sein de votre entreprise. Cette première immersion, c’est comme un premier bain de mer après l’hiver, ou la première journée de bébé nageur d’un tout petit ! Gardez cette métaphore en tête : il faut éviter l’hydrocution et il faut éviter de créer des phobies à la personne qui se retrouve dans le grand bain ! En un mot comme en cent : allez-y doucement, soyez patient, prévenant, et chaque membre de l’équipe doit se plier à ce principe et se montrer collaboratif et attentionné. N’en demandez pas trop, dans les premiers temps, à votre nouveau collaborateur, mais ne lui en demandez pas trop peu non plus car il ne doit pas s’ennuyer ou se sentir inutile, ce serait terrible pour lui et contre-productif car cela le ferait fuir très vite ! Et à l’inverse, ce sera tout autant une mauvaise idée que de le submerger de travail et de l’enterrer sous une pile de dossier dès le premier mois : il risquerait de se sentir incompétent, pas à la hauteur, de développer le complexe de l’imposteur, et de fuir à toutes jambes également. Laissez-lui le temps de rencontrer ses collègues, son manager, et d’observer le rôle et la place de chacun dans l’équipe et les différentes missions et projets en cours. Ce qui signifie qu’il faut aussi laisser à l’équipe et à ses managers le temps de lui accorder… du temps !

Au cours des premières semaines, il est important que le nouveau collaborateur découvre aussi de manière individuelle et plus « intime », plus humaine, avec qui il travaille : déjeunez chacun à votre tour avec lui, et non systématiquement en groupe, pour favoriser la confidence et les discussions joviales, qui le mettront dans une ambiance conviviale et favoriseront les rapports de confiance. Commencez évidemment par le manager, qui déjeunera dès le deuxième jour avec le nouvel embauché, puis, à tour de rôle, alternez les déjeuners groupés et les déjeuners en tête à tête avec lui. Cela vous permettra de mieux le connaître et inversement. Attention, essayez aussi de sentir quand il a envie de déjeuner seul ou de déjeuner plusieurs fois de suite avec un membre de votre équipe avec qui il a des affinités fortes : ne forcez rien, proposez mais n’imposez pas, qu’il ne se sente pas étouffé non plus par vos sollicitudes s’il ne les demande pas. C’est comme dans la vente en magasin : il faut savoir sentir quand le client a envie d’être conseillé et accompagné, et quand il a envie de regarder tranquillement dans son coin sans être abordé par un vendeur ! A vous d’adapter votre accueil et votre processus d’intégration sur le long terme, à la personnalité et aux envies de votre collaborateur, sans rien calquer de systématique. Ce que nous proposons ici constitue un scénario possible et conseillé, surtout pas obligatoire ni inamovible.

N’hésitez pas aussi, pendant ces premières semaines d’intégration, à demander à votre nouveau collaborateur ce qu’on appelle un « rapport d’étonnement positif » : c’est une manière de profiter de son regard neuf sur votre entreprise, pour remettre en question certains points de fonctionnement qui achoppent, ou vous améliorer sur tel ou tel dispositif de travail : un salarié nouveau, c’est quelqu’un qui arrive « vierge » sur vos process et vos méthodes, et qui pourra se révéler utile pour en effectuer un audit, en toute naïveté, et vous aider à mettre le doigt sur ce qui peut être renforcé ou envisagé d’une autre manière. Pour vous, donc, une source d’enseignement précieuse et une force de proposition gratuite ; pour lui, une manière de le valoriser et de lui montrer que son avis est précieux pour vous, que vous le consultez dès son arrivée, donc que vous faites confiance en son jugement et qu’il va vous aider à trancher dans vos choix d’orientation stratégiques.

Après le premier mois

Il est nécessaire, après un mois de présence du collaborateur dans l’entreprise, et même avant si cela semble nécessaire et s’il en exprime le besoin, de faire un point d’étape, et de faire de ce moment un rendez-vous un peu rituel au moins pendant le premier semestre dans l’entreprise et jusqu’à la fin de la période d’essai dans tous les cas. Vous les espacerez quand vous sentirez que l’intégration est réussie et que l’entretien annuel légal suffit. 

Le point d’étape, c’est un moment où vous accueillez le salarié pour voir avec lui ce qui le satisfait et ce qui le mécontente, de manière à remédier le plus vite possible aux points d’achoppement qui risquent, s’ils ne sont pas solutionnés, de le pousser à démissionner ou, dans tous les cas, de le démotiver. Pendant ce rendez-vous, soyez attentif, n’expédiez pas la chose avec désinvolture, n’en faites pas une formalité. Au contraire, faites sentir à votre collaborateur fraîchement recruté que vous avez conscience que le temps passé dans l’entreprise est encore court, que l’adaptation ne peut pas se faire en un claquement de doigts, et que vous êtes à l’écoute de ses doléances. Montrez lui que votre objectif, c’est son bien-être au travail et sa satisfaction à avoir intégré vos rangs.

Pendant cette période d’onboarding, assurez-vous que le nouveau collaborateur aura toujours un référent disponible pour l’aider et répondre à ses questions, en cas de besoin. Désignez un manager que vous autoriserez à dégager du temps pour ce tutorat de votre nouvelle recrue. Vous missionnerez ce manager tuteur sur les points suivants : suivre ses projets et missions (de loin, si votre nouveau collaborateur n’a pas de souci il faut le laisser tranquille, il n’est surtout pas question d’envoyer quelqu’un l’espionner ou le chaperonner sans nuance ! Il faut juste que le tuteur se tienne disponible en recours, en cas de besoin et à la demande du collaborateur, ou en suivi bienveillant : il propose, le nouveau collaborateur dispose ! Ne faites surtout pas fuir votre nouvelle recrue en lui donnant le sentiment qu’il est sous surveillance constante et qu’on l’attend au tournant au moindre faux pas ! Ce n’est pas du tout l’idée de ce paragraphe, juste de vous conseiller de lui adjoindre une épaule solide dans l’entreprise, épaule sur laquelle il pourra s’appuyer s’il en ressent la nécessité). La mission de tutorat du manager consistera aussi à veiller à ce que l’équipe soit bienveillante et reste accueillante avec le nouveau collaborateur sur la durée ; mais aussi, à le mettre en contact avec les soutiens (administratif, technique, juridique…) dont il pourrait avoir besoin au cours des premiers mois ; ou encore, à évaluer la motivation au long cours du collaborateur et si une baisse est ressentie, à en comprendre immédiatement les raisons et à y apporter des solutions efficaces.

L’objectif de ces étapes du processus d’onboarding, c’est de vous garantir des collaborateurs bien organisés, avec un fonctionnement collectif harmonieux, des personnalités individuellement épanouies, qui savent ce que vous attendez d’elles mais qui savent aussi qu’elles peuvent compter sur vous. Ce sont aussi des étapes clés qui, si elles sont bien menées, vont renforcer la cohésion, l’autonomie et la confiance des membres de votre équipe, donc leur motivation et leur implication, leur curiosité et leur envie de développer leurs savoirs et leurs savoir-faire. Enfin, c’est un procédé RH qui vous permettra de développer, au sein de vos équipes, la responsabilité individuelle, avec des collaborateurs solidaires, qui assument et reconnaissent leurs erreurs et en tirent les leçons pour se corriger, avancer, progresser ; des collaborateurs qui n’hésitent pas, non plus, à venir solliciter de l’aide aussitôt qu’ils en ont besoin et sans délai, donc avec un moindre risque socio-professionnel.

Après la première année

N’oubliez jamais qu’un onboarding réussit doit laisser place à une expérience collaborateur réussie, c’est-à-dire que l’intégration de votre nouveau salarié doit se solder par son bien-être au travail pour une durée indéterminée, au même titre que son contrat. En effet, la dynamique instaurée pendant le processus d’intégration va ensuite avoir des effets bénéfiques sur du long et même du très long terme, car elle aura posé les bases solides d’une relation de travail harmonieuse. Un salarié bien inséré et heureux = un très bon point ; plusieurs salariés bien insérés et heureux = une super dynamique et des effets positifs sur tout un service, voire plusieurs ; l’ensemble de vos collaborateurs bien insérés et heureux = une super dynamique et des effets positifs (humains mais aussi économiques et financiers) sur toute l’entreprise et même au-delà, avec des répercussions à valeur ajoutée sur les prestataires, les clients, et l’ensemble des acteurs satellites de votre entité. Surtout, en cas de « outboarding », c’est-à-dire de départ du collaborateur de votre entreprise après un certain temps, cette expérience collaborateur concluante fera de lui quelqu’un d’encore loyal même hors les murs, et un chantre du bien vivre et bien travailler dans votre entreprise aussi bien pendant sa collaboration avec vous qu’après. Donc, un atout pour valoriser et renforcer votre marque employeur.

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Marie MEHAULT

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