Processus d’onboarding : comment être un pro de l’intégration ?

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Bien recruter, c’est bien gérer l’ensemble du processus : l’avant, le pendant, mais aussi l’après. Un nouveau collaborateur dont l’arrivée et l’intégration auront été soignées vous deviendra loyal, ce sera le meilleur artisan d’un bouche à oreille positif à destination de vos futures recrues mais aussi de vos partenaires, actionnaires, prestataires, tutélaires, etc… Autre bénéfice : en interne, il sera heureux, donc productif, performant, et galvanisant pour ses collègues. Voici donc quelques éléments indispensables à intégrer dans votre processus d’onboarding selon un certain calendrier. Ces différentes étapes doivent se faire dans l’ordre sans être trop éloignées les unes des autres.

Jour n°1 : une étape décisive dans votre processus d’onboarding

C’est la première minute qui compte, ou plus largement les premières heures de cette journée. C’est là que votre nouvelle recrue va se faire son opinion de la manière dont on travaille dans votre entreprise. L’ambiance, l’attitude de vos collaborateurs, l’impression générale seront décisifs. Votre nouveau collaborateur va tout scanner, tout passer au filtre de ses propres ressentis. Mais si vous l’avez bien préparée en amont, cette journée se déroulera sans encombre et vous aurez marqué 70% des points d’un onboarding réussi.

  • Demandez-lui de ses nouvelles avant le Jour J : un coup de fil toutes les semaines ou tous les 10 jours, c’est bien. Vous pourrez lui parler de ses futurs collègues, des codes dans le service, etc…. ainsi, le jour J, il sera comme un poisson dans l’eau. Et comme vous l’aurez aussi briefé sur ses futures missions, il sera efficace tout de suite et apprécié pour cela.
  • Voyez avec vos équipes les modalités pratiques et logistiques à mettre en place. Tout devra être réfléchi et les rôles bien distribués : les repas, le lieu, les personnes présentes, les discours …. Mais aussi tout ce que vous devrez fournir et expliquer au nouvel arrivant : son planning, un espace de travail opérationnel (matériel, codes d’accès, wifi…), ses outils (badge, carte de cantine, clé de vestiaire et de placards, voiture de fonction…).
  • Prenez en charge ses frais de déménagement : prévoyez une journée d’intégration par site et par équipe, pour ne pas le submerger d’informations sur une seule première journée.

Mois n°1 : laisser le temps au temps

Votre nouvelle recrue va maintenant venir tous les jours et démarrer sa nouvelle vie professionnelle au sein de votre entreprise : il faut éviter de la brusquer ou de lui créer des phobies et des blocages en voulant aller trop vite. Donc, soyez patient, prévenant, et chaque membre de l’équipe doit également se montrer collaboratif et attentionné. Laissez-lui le temps de rencontrer ses collègues, son manager, et d’observer le rôle de chacun dans l’équipe et les différentes missions et projets en cours. Ne lui en demandez pas trop, dans les premiers temps : très mauvaise idée par exemple, que de le submerger de travail dès le premier mois. Il risquerait de se sentir incompétent, pas à la hauteur, de développer le complexe de l’imposteur et de fuir. Mais c’est une tout aussi mauvaise idée de ne pas lui en demander assez ! Car il ne doit pas s’ennuyer ou se sentir inutile, ce serait contre-productif.

N’hésitez pas aussi, pendant ces premières semaines d’intégration, à demander à votre nouveau collaborateur ce qu’on appelle un rapport d’étonnement positif : profitez de son regard neuf sur votre entreprise, pour remettre en question certains points de fonctionnement et effectuer une sorte d’audit. Il représente une source d’enseignement précieuse et une force de proposition gratuite, et c’est une manière de le valoriser et de lui montrer que son avis est précieux pour vous et qu’il va vous aider dans certains de vos choix d’orientation stratégiques.

Année n°1 : montrez-lui qu’il ne s’est pas trompé en décidant de vous rejoindre

Pendant le processus d’onboarding, faites régulièrement un point d’étape avec votre nouveau collaborateur, et faites de ce moment un rendez-vous un peu rituel au moins pendant le premier semestre dans l’entreprise et dans tous les cas jusqu’à la fin de la période d’essai. Vous les espacerez quand vous sentirez que l’intégration est réussie et que l’entretien annuel légal suffit.  Pendant ces moments, soyez attentif, n’en faites pas une formalité. Montrez à votre collaborateur que vous avez conscience que le temps passé dans l’entreprise est encore court, que l’adaptation doit prendre le temps et que vous êtes à l’écoute de ses doléances.

N’oubliez pas l’importance du « budy » : pendant cette période, assurez-vous que le nouveau collaborateur aura toujours un référent disponible pour l’aider et répondre à ses questions, en cas de besoin. Pour suivre ses projets et missions (de loin : il propose, le nouveau collaborateur dispose !), pour veiller à ce que l’équipe soit bienveillante et reste accueillante avec le nouveau collaborateur sur la durée, pour le mettre en contact avec les soutiens (administratif, technique, juridique…) dont il pourrait avoir besoin, ou encore, pour évaluer la motivation au long cours du collaborateur et si une baisse est ressentie, à en comprendre immédiatement les raisons et à y apporter des solutions efficaces.

Après la première année 

N’oubliez jamais qu’un processus d’onboarding réussi doit laisser place à une expérience collaborateur réussie. C’est-à-dire que l’intégration de votre nouveau salarié doit se solder par son bien-être au travail pour une durée indéterminée. En effet, la dynamique instaurée pendant le processus d’intégration va ensuite avoir des effets bénéfiques sur du long terme, car elle aura posé les bases solides d’une relation de travail harmonieuse. En cas de « offboarding », (de départ du collaborateur), cette expérience collaborateur concluante fera de lui quelqu’un de loyal même hors les murs. Donc, un atout pour valoriser et renforcer votre marque employeur.

Marie MEHAULT