Quel est le coût d’un recrutement ? (et comment le calculer)

jeune femme avec une calculatrice
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Votre prochain objectif : recruter une ou plusieurs nouvelles recrues pour votre entreprise, dans une optique stratégique de développement et d’amélioration de votre compétitivité, de votre marque employeur, de vos résultats ? Pour améliorer le fonctionnement d’un service ou en créer un nouveau, ex nihilo ? Pour remplacer un de vos collaborateurs sur le départ ou renforcer vos équipes ?
Dans tous les cas, si vous voulez que votre démarche soit efficace et rentable, vous ne pouvez pas vous lancer sans avoir absolument considéré en amont, point par point et au global, quel est le coût d’un recrutement. Et ce sont des considérations à observer dans l’immédiat, mais aussi au regard de ce que peut vous rapporter ce recrutement à court, moyen et long terme.

Car un recrutement réussi, c’est un recrutement qui rapporte beaucoup plus, finalement, que ce qu’il a coûté. Vous recrutez une personne mais aussi des compétences, une vision, un savoir-faire, une expertise et donc, un ensemble de plus-values qui rentreront dans vos calculs, in fine. Il n’empêche : lancer le processus représente une certaine somme d’argent à débourser tout de suite avant d’en voir les retours sur investissement. Et vous devez calculer tout ça au plus près, pour savoir ce que vous voulez, ce que vous cherchez, où vous allez et comment vous allez vous y prendre.

Selon les dernières études menées sur le sujet, seulement 5 recruteurs sur 100 calculent le coût de leur prochain recrutement ! Quelle erreur ! Pourquoi ? Parce que le fait de mettre noir sur blanc les différentes sommes à engager, mais aussi le montant total des dépenses, et en face, les recettes espérées, sûres ou potentielles, tout cela permet d’avoir les idées au clair et de se poser les bonnes questions. Est-ce vraiment le bon moment pour vous de recruter ? Avez-vous les épaules pour cela, financièrement ? Vos exigences sont-elles à la hauteur de votre pouvoir d’achat et réciproquement ? Car oui, un recrutement c’est comme un achat immobilier ! Il faut savoir si on peut acheter, si on peut espérer un retour sur investissement, si on doit revoir certains critères à la hausse ou à la baisse, faire des compromis, etc…

C’est une démarche qui vous permet:

  • de ne pas aller dans le mur concernant ce recrutement en particulier
  • d’analyser à chaque nouveau recrutement votre situation, et de faire des points d’étape qui peuvent servir pour X autres réflexions stratégiques.

Voici donc quelques conseils pour envisager sereinement le coût de vos recrutements

Qu’est-ce que le coût d’un recrutement ?

Le recrutement d’un nouveau collaborateur ne peut pas se faire sérieusement sans envisager l’argent qu’il vous faudra débourser au total pour le faire venir à vous (coût du processus de recrutement), l’intégrer correctement parmi vous (coût de l’onboarding), le faire travailler avec vous (rémunération, charges, imposition etc…), gérer les imprévus liés à son poste (maladie, démission, autres absences…).
Autant d’éléments que l’on détaillera ensuite, qu’il vous faut regarder et calculer de près si vous voulez maîtriser à la fois votre budget et votre masse salariale. Généralement, les recruteurs ne prennent en compte que les coûts directs liés à un poste à pourvoir, en oubliant à la fois les coûts indirects et les bénéfices à en tirer potentiellement. Pourtant, le delta entre les deux calculs peut être énorme et représenter des sommes folles, dans le bon sens comme dans le mauvais ! Partir sur un recrutement en n’en envisageant que les coût directs peut donc s’avérer (dans 99% des cas, le 1% restant c’est de la chance !) extrêmement hasardeux, voire dangereux, et dans tous les cas signifie partir avec des données erronées et biaisées, donc un handicap.

Le recrutement est en réalité une notion très large, à la fois dans le temps et dans le champs des actions à effectuer, ce qui implique que son coût réel est très difficile à calculer précisément. Mais il faut essayer de se rapprocher au mieux des chiffres qui prennent vraiment en compte l’ensemble des colonnes + et des colonnes -, pour utiliser une image simple.

C’est quelque chose que vous faites dans votre intérêt mais aussi dans l’intérêt de vos futures recrues. Rien de pire pour un candidat que le miroir aux alouettes, c’est-à-dire le recruteur qui fait rêver et ne peut pas tenir ses promesses au bout du bout, vous obligeant à quitter l’entreprise à peine après y être entré et à recommencer vos démarches pour trouver du travail, en ayant perdu du temps, de l’argent, et de la crédibilité avec un trou supplémentaire et un « échec » visibles sur le CV. Donc, c’est « gagnant-gagnant » que de savoir exactement avec quelles cartes en main vous partez et ce que vous pouvez vous offrir, et vous permettre de proposer au candidat en face.

Avec la crise sanitaire liée au coronavirus et la crise économique qui en a découlé pour énormément d’entreprises dans quasiment tous les secteurs, c’est aussi une démarche intelligente, voire salvatrice, que de prendre en compte l’ensemble des coûts liés à un recrutement. Ne pas sous-estimer ce coût, optimiser les ressources dont vous disposez déjà dans l’entreprise aussi, avant de regarder ailleurs, utiliser les outils financiers et les partenaires recrutement les plus efficaces pour ne pas se tromper, c’est important dans le contexte actuel, d’autant plus dans les secteurs qui peinent à recruter et où de plus en plus de métiers sont en tension. On est souvent prêt à tout pour trouver de la main d’œuvre, mais il ne faut pas tomber dans le piège du « quoi qu’il en coûte », au risque d’un recrutement raté et mal ciblé, mal évalué, mal budgétisé, qui finira par doubler ou tripler l’enveloppe prévue sans pour autant se révéler rentable ni efficace. Aujourd’hui, quel que soit votre secteur d’activité, la notion même de « ressources humaines » doit tenir compte aussi bien, comme son nom l’indique, de « l’humain » que des « ressources »…. et il ne faut faire l’impasse sur aucun de ces deux paramètres.

Aujourd’hui, dans le jargon des RH, de nouveaux champs lexicaux apparaissent même pour désigner ce calcul du coût d’un recrutement, même si la démarche reste minoritaire chez les recruteurs : certains parlent ainsi de « CTR » ou « CTO » selon que l’on utilise le vocable français ou anglais : « Coût Total du Recrutement » ou « Total Cost of Ownership », deux acronymes qui veulent désigner l’ensemble des paramètres directs et indicrects pour budgétiser le plus précisément possible l’embauche d’un collaborateur.

Pourquoi le calculer ?

D’abord, parce que cela vous permettra d’optimiser votre budget pour ce recrutement. Poser à plat sur la table l’ensemble des dépenses liées à ce poste vous permettra d’envisager les différentes solutions, de la moins coûteuse (recrutement interne) à la plus coûteuse (cabinets de recrutement, pour les talents les moins disponibles et les plus recherchés sur le marché). De la plus rapide (reconversion interne ou cooptation par l’un de vos salariés) à la plus longue (recherche de la perle rare, période d’embauche élargie car poste sensible et / ou exigeant et / ou à missions difficiles, difficulté de trouver un candidat stable pour un poste à turn over fort… ).
C’est un exercice qui prend du temps et mobilise pas mal de ressources pour faire le tour du problème, mais c’est aussi un exercice qui permet d’avoir une vision globale de la problématique de ce recrutement spécifique, une prise de recul constructive et un aperçu exhaustif de l’éventail de tous les paramètres à considérer. Une fois le postulat de votre besoin et de votre capacité de financement effectués, vous pourrez regarder si ça matche ou pas, et si ce n’est pas le cas, vous verrez beaucoup plus facilement et en un coup d’œil global quels sont les ajustements auxquels vous pouvez procéder pour que vos exigences et votre « pouvoir d’achat » en matière de candidat, collent au mieux.

Optimiser un budget recrutement, c’est se laisser de la marge pour d’autres besoins RH, c’est se dégager les moyens de procéder, peut-être, à un ou deux autres recrutements supplémentaires, ou c’est tout simplement faire des économies sur certains points pour pouvoir dépenser plus sur d’autres points, pour trouver LE candidat qui se rapprochera le plus de votre candidat persona, sur ce poste ou sur un autre !
Exemple : vous constatez que sur un recrutement R1 vous pouvez optimiser le coût du recrutement et dépenser X k€ de moins que prévu ; et bien cela signifie que soit vous décidez de viser plus haut avec cette marge, et de trouver pour ce poste R1 un candidat d’un niveau qualitatif supérieur (vous pourrez lui faire une offre de rémunération plus importante). Soit vous décidez que vous utilisez cette marge financière pour la reporter sur un autre recrutement R2, en montant là aussi d’un cran en catégorie de candidat, soit vous décidez que vous utilisez cette marge pour un troisième recrutement R3 qui n’était pas prévu au départ mais dont vous savez qu’il est en réalité nécessaire pour le bien-être de vos équipes, le développement de vos activités et la rentabilité de votre fonctionnement. Soit vous décidez que vous utilisez cette marge pour faire appel à un prestataire spécialiste de l’emploi, que vous allez payer avec mais qui, en retour, vous fera faire de nouvelles économies sur vos recrutements à venir en en rentabilisant le coût encore davantage et en faisant encore mieux matcher l’offre et la demande ; etc…

Ensuite, parce que cela va vous permettre d’avoir une meilleure visibilité sur vos budgets recrutements à venir. Bien sûr, établir un budget recrutement est une opération variable d’un recrutement à l’autre et d’un poste et/ou d’un candidat à l’autre, personne n’a de baguette magique pour définir une fois pour toutes un budget recrutement unique et qui fonctionnerait à tous les coups sans erreurs ni mauvaises (ou bonnes !) surprises. On n’est donc pas en train de vous dire ici que c’est quelque chose que vous ferez une fois pour toutes et qui vous resservira ensuite ad vitam aeternam. Non. En revanche, prendre l’habitude de faire un budget recrutement à chaque fois que vous mettez un poste en consultation, cela va vous permettre de devenir un boss en la matière ! Chaque nouvelle fois sera inspirée des précédentes, des erreurs à ne pas commettre une deuxième fois et des procédés qui se sont à l’inverse avérés payants, et petit à petit vous allez vous roder sur la méthode, les étapes clés à respecter dans le processus de calcul, et vous allez pouvoir mettre en place une typologie de process adaptés à chaque classification de poste.

Progressivement, vous verrez que non seulement cette mise en place va vous aider à établir des projections budgétaires efficaces pour vos futurs recrutements, mais qu’elle va également vous permettre d’analyser vos recrutements passés (pour en tirer là aussi les leçons nécessaires, voir ce qui a fonctionné ou pas, les points d’amélioration, les réflexes ou les habitudes à changer, ceux qu’il faut instaurer, les partenaires jobboards à prospecter, etc…). Vous pourrez ainsi faire des statistiques sur les procédés qui ont le mieux fonctionné pour attirer des talents rares, ou fidèles, ou loyaux, ou bien intégrés, etc…., et croiser les datas pour en déduire des méthodes probantes.
Vous pourrez établir de fiches de suivi de vos candidats et de ce que chacun vous a coûté et vous a rapporté, grâce à l’intelligence artificielle et aux outils qui existent aujourd’hui et qui permettent, là aussi, de croiser des données pour en tirer des process. Vous pourrez aussi analyser quels sont les types d’entretiens d’embauche qui donnent les meilleurs résultats, quels sont les membres de votre équipe qui étaient dans les jurés ayant sélectionné les candidats devenus des collaborateurs dont vous êtes particulièrement satisfait ; vous pourrez, plus en amont encore, regarder quels sont les canaux de recrutement qui ont le mieux fonctionné : réseaux sociaux, site internet dédié, jobboard partenaire, cooptation interne, etc…. Vous pourrez, enfin, croiser tout cela et en déduire les meilleures combinaisons pour maximiser vos prochains recrutements, à la fois en termes de rentabilité et en termes de marque employeur.

En matière d’organisation, enfin, cette prise de recul et cette data analyse va vous permettre d’établir des budgets recrutement annuels, trimestriels et mensuels, donc cela va vous donner une longueur d’avance en ce qui concerne votre stratégie RH globale. Vous saurez longtemps avant si vous devez économiser sur les recrutements à telle période de l’année, parce que vous aurez besoin de toute votre capacité financière pour le faire à un autre moment, si votre activité est saisonnière par exemple ou si elle évolue en fonction du commerce extérieure, des normes sanitaires, etc. Vous aurez une meilleure visibilité sur vos plannings et votre déploiement d’énergie et de ressources, donc un meilleur contrôle des aléas. Pour pourrez planifier au mieux tout ce qui est prévisible, et ainsi vous dégager les moyens nécessaires de faire face aux aléas conjoncturels.

C’est valable pour le recrutement mais aussi pour toute l’activité de votre entreprise qui en découle, et inversement : vous pourrez organiser vos recrutements dans le temps en fonction de votre activité, et / ou votre activité en fonction de vos prévisions de recrutement. Au final, calculer le coût de recrutement vous permettra de lisser vos budgets RH sur l’ensemble de l’année, sans impacter à aucun moment l’équilibre global de votre société. Ce qui vous vaudra l’estime de votre comité de direction, des banques et des actionnaires, donc une plus grande marge de manœuvre et un capital confiance élargi en cas de besoin. Mais également, la consolidation de votre marque employeur, car vous ne serez jamais déceptif envers des candidats ou certains de vos services à qui vous aurez fait des promesses (qui de recrutement, qui de renforcement des effectifs) que vous n’auriez pas pu tenir. Au contraire, vous pourrez leur donner à eux aussi une vraie visibilité sur ce qu’ils peuvent attendre de votre politique de recrutement, et vous leur donnerez le sentiment de tenir vos engagements aux moments voulus, sans revenir sur la parole donnée. Ce qui, on le sait, ne peut que stimuler l’engagement des salariés, leur confiance dans l’entreprise et les managers, donc leur motivation, et qui dit collaborateur motivé dit collaborateur rentable…. Que du bon !

Enfin, calculer le coût de vos recrutements vous permettra aussi de rentabiliser le fonctionnement de l’ensemble de vos équipes : en mettant sur la table les moyens dont vous disposez face aux objectifs que vous voulez atteindre en matière de personnel et d’activité, vous verrez tout de suite ce qui va et ce qui ne va pas dans la répartition des tâches de vos équipes, service par service et département par département. Regardez de près ce qu’il se passe dans vos différentes entités d’entreprise, que vous soyez une PME ou un grand groupe : dressez des sortes de cartes heuristiques de ce que vous rapporte votre organisation actuelle, et de ce qu’elle vous coûte dans le même temps. Vous visualiserez ainsi instantanément l’état des lieux de votre organisation humaine, et vous verrez ce qu’il y a lieu de faire pour améliorer les choses.

 Cela vous aidera à tirer des conclusions proactives pour votre politique RH.  Regardez si par endroits des montées en compétences, donc des formations en interne, ne sont pas le meilleur moyen de pourvoir des postes en souffrance tout en rentabilisant vos recrutements ; regardez aussi si certains de vos talents, particulièrement efficaces, ne le seraient pas encore davantage dans un autre service ; si certains managers font ce qu’il faut pour mettre en place une vraie cohérence d’équipe et une complémentarité maximale de leurs collaborateurs ; vous vous apercevrez, enfin, qu’il n’existe dans certains cas aucune solution en interne et qu’il faut recruter à l’extérieur, ce qui ne représente pas le même budget : ainsi vous ferez d’une pierre plusieurs coups, puisque vous maximiserez à la fois l’organisation de votre main d’œuvre et son efficacité dans l’entreprise, tout en mettant de votre côté toutes les chances d’un recrutement réussi et d’un turn over limité, le tout en respectant votre cahier des charges budgétaire. Donc, in fine, en maitrisant de A à Z la rentabilité de votre projet de recrutement.

La formule magique : comment calculer le coût d’un recrutement

Calculer ce que vous coûte un recrutement suppose de prendre en compte une ininité de paramètres, certains évidents, d’autres beaucoup moins. La gageure consistant à ne rien oublier : or, si l’ensemble des coûts directs doivent être intégrés dans le calcul, c’est aussi le cas de couts indirects beaucoup plus conséquent que l’on a tendance à le penser.  

Notre méthodologie consiste donc à établir plusieurs calculs fondamentaux, puis à les synthétiser entre eux pour obtenir le coût d’un recrutement.

Coûts internes + coûts externes / le nombre de recrutements réalisés sur la même période

Coûts internes :

  • Nombre de recruteurs ainsi que d’opérationnels intervenant dans le recrutement X salaires des recruteurs + salaires des opérationnels
  • Coût des entretiens : Temps passé en entretien X salaires des parties prenantes
  • Coûts de structure: Locaux, matériel utilisé…

Coûts externes:

  • Diffusion d’offres d’emploi
  • Achat de CV dans des CVthèque
  • Mise en place d’une page entreprise sur un site d’emploi spécialisé
  • Outils utilisés (ATS, multidiffuseur…)
  • Coût d’appel à un cabinet de recrutement ou autre prestataire
  • Participation à des salons de recrutement…

Comment procéder

Calculez d’abord l’ensemble des sommes à débourser (ou que vous avez déboursées) pour le processus de recrutement en lui-même : vous devez additionner entre eux l’ensemble des coûts liés au temps passé par vos collaborateurs des Ressources Humaines pour mettre en place le processus de recrutement lié à un poste en particulier, en amont, pendant et en aval : avant, dans l’immédiat et aussi après. Voyez combien de personnes, donc combien de salaires ont été mobilisés pour préparer le recrutement, évaluer vos besoins, dresser une typologie du ou des candidats persona, mettre en place l’ensemble des stratégies et des outils dévolus à ce recrutement : brainstormings de départ sur le besoin de votre entreprise pour ce poste.

Puis, fiche de poste, établissement du profil type de votre candidat idéal, mais aussi rédaction de l’offre d’emploi, établissement de la stratégie de diffusion de cette offre, coût des supports de publication (publicité, achat d’espaces, occupation du terrain physiquement et numériquement, gestion des réseaux, des sites, achat de forfaits jobboards, etc…) ; ensuite, vous devez aussi comptabiliser l’ensemble des coûts liés au traitement des candidatures, une fois l’offre d’emploi publiée : lecture, tri, vérification (des CV et des références par exemple), réponses, synthèse pour ensuite pouvoir entrer ces informations dans vos bases de données et analyser, plus tard, ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné ; ou traiter une procédure administrative, judiciaire, etc…. preuves à l’appui.

Rentrent aussi dans ce budget les dépenses liées à la préparation de la suite du processus d’embauche : brainstorming sur une première filtration des candidatures, brainstorming sur la préparation des entretiens d’embauche, envoi des convocations aux candidats sélectionnés, mise en place et traitement des entretiens en question, choix des candidats retenus, et traitement de ces résultats (envoi des réponses négatives aux candidats non sélectionnés, envoi de la (ou des) réponse(s) positive(s) aux candidats sélectionnés, préparation dans la foulée des entretiens de négociation du contrat, entretiens de négociation du contrat, signature et formalités.

A chaque fois, tout au long de cette première partie du processus à prendre en compte pour calculer le coût d’un recrutement, vous allez devoir calculer le nombre d’heures de travail passées par chacun des collaborateurs de votre entreprise (vous compris !) sur chacune des étapes du processus qu’on vient de détailler, et le multiplier par une moyenne de vos salaires horaires à chacun. Attention, ce coût salarial doit tenir compte de l’ensemble des charges afférentes ! A savoir le salaire brut, mais aussi l’ensemble des cotisations patronales qui s’y rapportent, ou encore les impôts (taxes diverses, contributions, pénalités handicap, pénalités parité, etc.), mais aussi les frais annexes (type heures supplémentaires, frais de connexion, frais administratifs, frais logistiques, frais de transport, et ainsi de suite). A ce stade du calcul, il peut d’ores et déjà être intéressant de faire appel à un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans le recrutement !

Ce n’est pas terminé

Une fois ce premier calcul effectué, vous ne pouvez pas vous arrêter là : car le coût d’un recrutement ne s’arrête pas avec la signature du contrat d’embauche. Vous devez aussi prendre en charge tous les frais liés à une éventuelle formation du nouveau collaborateur, mais aussi les dépenses nécessaires à son intégration dans l’entreprise, et dans son service (frais d’onboarding). Cela peut se révéler conséquent s’il est nécessaire de mettre en place des séminaires, des voyages d’entreprise, des événements festifs, des repas collaboratifs, etc.  Les frais d’onboarding doivent aussi prendre en compte le temps passé par vos collaborateurs (RH, managers, coéquipiers, opérationnels….) pour installer votre nouvelle recrue dans ses fonctions : création de son dossier administratif, achat et mise en place des nouveaux outils de travail, formation à leur utilisation, démarches auprès de la médecine du travail, etc…. Là encore, il va vous falloir additionner l’intégralité des dépenses liées à cette phase annexe du recrutement, en aval du contrat de travail, en tenant compte des salaires horaires TTC de tous les protagonistes concernés de près ou de loin par l’onboarding de votre nouveau collaborateur, qu’ils soient en interne ou en externe (organisme de formation par exemple).

Les éléments à ne pas oublier

Enfin, vous ne devez pas oublier les dépenses encore plus indirectes liées à ce recrutement, c’est à dire, finalement, les manque-à-gagner « en creux ». Le temps passé par tel ou tel de vos managers sur ce recrutement au lieu d’être à 100% dans son service ; les remplacements qui auront été nécessaires pour combler les absences de ceux de vos collaborateurs que vous aurez jugé bon de « détourner » de leur mission principale pour s’intéresser à ce recrutement (réunions de brainstorming sur le poste, débat sur les candidatures présentées, choix des candidats sélectionnés,  observateurs lors des entretiens d’embauche ou des tests pratiques en individuel et / ou en collectif, jury final, tuteur désigné pour être le « Budy » de votre nouvelle recrue tout au long de son intégration, etc. Tout ce temps passé par vos collaborateurs à s’occuper de ce recrutement plutôt qu’à faire autre chose dans votre entreprise représente forcément un manque à gagner, que vous allez devoir calculer si vous voulez une idée vraiment précise de l’impact de ce recrutement sur votre trésorerie. Si on veut même être vraiment méticuleux, on tient aussi compte de la « vacance » entre le moment où le poste est laissé disponible par la personne qui le quitte, et le moment où votre nouvelle recrue arrive pour l’occuper pleinement (c’est-à-dire après la période d’intégration, de formation, voire la période d’essai)….. tout ce que l’on désigne en fait, dans le jargon RH, par le terme de « coût d’improductivité ».

De manière générale, vous devriez constater que le coût d’un recrutement avoisine, en moyenne, entre un cinquième et un quart du salaire annuel brut de votre nouvelle recrue. Sinon, c’est soit que vous êtes magicien, soit que vous avez oublié certains éléments clés dans votre calcul !

Et si c’est un recrutement “raté”?

Lorsque vous devez calculer le coût total d’un recrutement qui n’a pas été concluant, vous devez ajouter à tout ce que l’on vient de décrire des paramètres supplémentaires : d’abord, si le salarié est resté dans l’entreprise après sa période d’essai mais qu’il ne donne pas satisfaction, vous allez devoir calculer la globalité de son « coût d’improductivité », c’est-à-dire, quelque part, chiffrer votre déception sur le recrutement : combien vous coûte ce salarié depuis qu’il est là, par rapport à ce qu’il vous rapporte ? Faites le delta. N’oubliez pas non plus de comptabiliser ce que vous devez débourser en plus de son salaire, pour payer éventuellement d’autres collaborateurs pour le remplacer ou le seconder ! Vous réaliserez, si ce n’était pas déjà fait, à quel point un mauvais recrutement peut vous coûter cher !

Car, au-delà de la déception et du fait que ce salarié ne suffit peut-être pas à remplir à lui seul toutes les missions que vous aviez imaginées pour lui, un très mauvais recrutement peut aller chercher encore plus loin et affoler le compteur des pertes enregistrées ! Clients perdus à cause de missions bâclées ou ratées, déficit d’image après un bad buzz, marque employeur détériorée, frais de procédure quand il faut aller en justice, frais de licenciement ou de rupture conventionnelle et prix du solde de tout compte, frais liés au fait de devoir relancer tout un processus de recrutement prématurément sur ce poste, frais de vacance là aussi… Ici, vous constaterez qu’en moyenne, un licenciement raté coûte non plus un quart ou un cinquième du salaire annuel brut TTC du collaborateur, mais 1,5 fois ce salaire !!! Autant dire des dizaines de milliers d’euros a minima, des centaines de milliers d’euros pour les postes à très haute qualification ou à grande rareté. Autant dire des fortunes pour votre entreprise !

Et pourtant : ces recrutements ratés représentent encore, selon les dernières enquêtes du Ministère du Travail en France, plus d’une embauche sur 10 ! Quasiment 13% des candidats retenus à l’issu d’un processus de sélection partent de leur nouveau poste avant même d’(avoir terminé leur période d’essai ; plus de 30% partent avant la fin de leur première année sur un poste…. Et le pire, c’est que ces chiffres concernent essentiellement des contrats à durée indéterminée !

Exemple de coût d’un recrutement raté

Pour mieux comprendre le coût d’un recrutement raté, le mieux reste encore de raisonner sur un exemple concret. Prenons donc le cas d’un salarié qui vient tout juste de se faire recruter comme directeur logistique sur une grande plateforme à Bordeaux : il a 32 ans, 10 ans d’expérience, il a négocié un salaire mensuel brut de 5500 euros, sur 13 mois, soit 71 500 euros annuels. Mais il n’arrive finalement pas à concilier les impératifs horaires et de mobilité de sa mission et il décide de ne pas aller au bout de sa période d’essai de six mois : il casse son contrat le 5e mois.

Si vous voulez calculer les pertes engendrées par cet échec de recrutement, vous devez calculer le prorata de ce qu’il vous a couté à l’embauche mais aussi pour son intégration dans l’entreprise. Pour cette période d’essai, il aura touché 5500€ X 6 mois donc un salaire brut de 33 000 €, que vous allez multiplier par environ 1,8 pour englober les charges patronales, sociales, fiscales, mais aussi les frais annexes (comme du matériel informatique neuf, une voiture de fonction ou un logement affectés au poste, du mobilier de bureau, des frais de transports, de déménagement, d’hôtel, de restaurant que vous avez dû rembourser à ce salarié pendant ses 5 mois de travail, etc….) liés à ce montant… soit 33 000 X 1,8 = 59 400€ !

En général, on multiplie ensuite ce nouveau montant par 1,8 pour tenir compte de la « non rentabilité » de ce recrutement : c’est-à-dire, du gain de productivité espéré que vous n’avez pas touché, mais aussi des pertes d’exploitation engendrées par le fait que ce recrutement avorté vous a même éventuellement obligé à payer (d’autres collaborateurs en heures supplémentaires, par exemple, pour effectuer le travail non fait), ou encore pour prendre en compte le fait que vous cela vous a obligé à relancer tout le processus de recrutement pour pourvoir à nouveau le poste au bout de moins d’un semestre, etc… Enfin, cela vous permet aussi de comptabiliser les éventuels frais de procédure (prudhommes, solde de tout compte, indemnités de licenciement si besoin, ou montant de la rupture conventionnelle, entretien de fin de contrat, juristes, avocats, etc…).

Donc, si on se résume : 59 400€ X 1,8 = 106 920 € !!!!!! Si on considère que vous êtes une entreprise dans la moyenne des statistiques françaises, et que 13% de vos nouvelles recrues ne sont pas allées au bout de leur période d’essai de 6 mois, vous atteignez vite plusieurs centaines de milliers d’euros de pertes par an, voire plusieurs millions, si vous embauchez essentiellement des cadres à fort salaire, par exemple.

Cet exemple concert permet de bien mesurer et de bien réaliser à quel point une mauvaise politique de recrutement peut déboucher sur des factures extrêmement salées. Ce qui signifie aussi que, même si vous avez le sentiment que réformer cette politique de recrutement va vous demander beaucoup de temps, d’énergie et de moyens, c’est une démarche qui peut très vite se révéler rentable… d’où l’importance de commencer dès à présent, si ce n’est pas déjà fait, à remettre au propre noir sur blanc tous vos calculs (en positif et en négatif) liés aux recrutements que vous avez menés, que vous êtes en train de mener et que vous comptez mener, pour savoir le plus précisément possible où vous allez et comment limiter au maximum les pertes liées à des recrutements ratés.

Au-delà des cas particuliers de salariés qui vous ont coûté cher parce qu’ils étaient décevants et parce que vous vous êtes séparés d’eux précocement, il y a d’autres calculs à effectuer pour avoir un aperçu vraiment complet de ce que vous coûte votre politique de recrutement : si vous participez, notamment, à des foires à l’embauches, à des salons dans les grandes villes de France, à des forums des métiers dans les grandes écoles et les campus universitaire, à des job datings en ligne ou en présentiel, etc…., vous devez aussi tenir compte du prix de ces différentes prestations dans vos calculs : location de salles ou d’emplacements, salaire des salariés que vous affectez à ces journées, charges locales, frais divers (connectique, matériel, mobilier, transports, hébergement…) etc.

Après le constat, les actions à mettre en place pour minimiser vos pertes et maximiser le rapport qualité prix de votre politique de recrutement

Voici quelques conseils très simples à mettre en pratique « as soon as possible » si vous voulez rentabiliser davantage vos recrutements :

  1. Investissez dans des community managers et des chasseurs de tête numériques pour optimiser votre présence sur les réseaux sociaux. Ou mieux, investissez dans un partenariat avec un spécialiste de l’emploi en ligne systématique : cela vous coûtera in fine infiniment moins cher qu’une présence physique (pas toujours efficace, de surcroit, avec les dernières générations de candidats qui rechignent de plus en plus à se déplacer et apprécient la modernité et la souplesse des recruteurs qui savent opérer directement on line).
  2. Comme pour tout, finalement, préférez mettre le prix sur des recrutements plus qualitatifs, quitte à revoir à la baisse leur nombre global sur l’année dans votre entreprise : un bon candidat, c’est-à-dire un candidat de savoir-faire, de savoir être, d’expérience et de compétences, est aussi un candidat qui se révélera fidèle et loyal et fera baisser vos statistiques de turn over tout en améliorant votre marque employeur. Mettez donc le paquet (on parle ici d’argent, mais pas que ! Il s’agit aussi d’envie, de dynamique, de moyens humains et immatériels) pour attirer à vous des candidats rares mais précieux, qui n’auront pas de prix, au bout du bout, parce qu’ils se révéleront au-delà de vos espérances. Il vaut mieux avoir des effectifs un peu plus restreints mais qui se donnent chacun à 150%, plutôt qu’une armée mexicaine dont chaque soldat est à 2 de tension et au quart de ses capacités d’investissement personnel et de motivation, donc de productivité !!!
  3. Vous l’avez vu dans notre exemple concret, les salaires élevés sont toujours ceux qui plombent le plus votre trésorerie en cas d’échec du recrutement, et c’est finalement tout à fait logique et arithmétique. La morale de l’histoire, c’est que parfois, on peut aussi s’autoriser à viser des talents juniors, avec moins d’expérience, moins de bagage, moins de réseau, mais tout autant d’expertise ; il ne faut jamais oublier non plus que de temps en temps, cela vous coûtera moins cher d’engager un « bleu » prometteur et de lui payer une formation, que de recruter un talent plus expérimenté et plus cher, s’il s’avère que ce dernier vous plante au bout de quelques mois. Un jeune talent fraîchement sorti d’école sera aussi, souvent, plus motivé et plus déterminé à faire ses preuves. Enfin, ce serait une erreur de toujours penser « recrutement extérieur » et d’omettre la richesse que peuvent représenter vos équipes déjà en place : une montée en compétences en interne sera toujours plus rentable qu’un recrutement à l’extérieur. Il ne faut pas s’y contraindre si on a le moindre doute sur la réussite de l’opération, mais il ne faut pas non plus exclure systématiquement cette solution moins onéreuse pour votre budget.
  4. Travaillez votre marque employeur : faites de votre image de marque recruteur le meilleur de vos atouts ! Mettez en place des programmes de récompenses des meilleurs salariés, investissez sur toutes les questions de qualité de vie au travail, de bien être professionnel, faites-vous connaître pour la qualité de votre management, l’éventail des avantages financiers et en nature que vous octroyez à vos salariés, bref : rendez-vous désirable ! Plus vous donnerez envie aux meilleurs candidats de venir spontanément à vous, moins vous dépenserez pour vos recrutements. N’oubliez jamais : vos collaborateurs sont vos meilleurs ambassadeurs, et la cooptation reste l’un des systèmes de recrutement les plus efficaces, et les moins chers en même temps !
  5. Enfin, obligez-vous à la rigueur quant à vos critères de recrutement, ne partez pas dans tous les sens, sachez prendre le temps de bien définir vos besoins, votre fiche de poste, vos candidats persona…. Pour cibler le plus efficacement possible les candidatures que vous allez essayer d’attirer à vous, puis pour sélectionner avec rationalité et efficacité les talents qui se rapprocheront le plus de votre profil idéal de candidat. `

Conclusion

En France en moyenne, un recrutement coûte entre 3000 et 10000 € (une moyenne qui comprend aussi bien les embauches au SMIC que les salaires mensuels à 6 chiffres, voire au-delà, donc à relativiser !). Mais ce qu’il est surtout important de retenir, c’est qu’un recrutement raté coûte, lui, en moyenne, trois fois plus cher que le même recrutement s’il est réussi. D’où l’importance de bien connaître le coût d’un recrutement dans votre propre entreprise, service par service, métier par métier, poste par poste, profil de collaborateur par profil de collaborateur, pour pouvoir dans la foulée bien déterminer, donc bien connaître et surtout, bien maîtriser votre budget RH dévolu aux embauches. Ainsi, vous le verrez rapidement, vous augmenterez votre rentabilité à la fois en termes d’enveloppe recrutement, de qualité des recrutements, et d’amélioration de votre marque employeur. Un cercle vertueux qui, une fois que l’on a réussi à entrer dedans, va se révéler avantageux pour toute l’entreprise, à tous les échelons et dans tous les domaines (économique, administratif, RH, stratégique, relations fournisseurs, relations clients, marketing, production, services…). Ne perdez pas cela de vue lorsque vous vous attèlerez à la tâche, car même si parfois, ces calculs peuvent vous sembler fastidieux et inutiles, vous ne le regretterez jamais.

Marie MEHAULT