Comment planifier et organiser vos entretiens d’embauche ?

Comment planifier et organiser vos entretiens d’embauche
Temps de lecture : 13 minutes

Bien planifier et bien préparer vos entretiens d’embauche avec les candidats qui vous intéressent est une bonne stratégie : vous avez peut-être le sentiment d’y consacrer trop de temps, donc trop d’argent et trop d’énergie, mais détrompez-vous : si vous parvenez à mettre en place un processus organisationnel bien rodé, cela vous permettra ensuite de largement gagner en efficacité (et donc en rentabilité) à plusieurs niveaux : vous mettrez toutes les chances de votre côté de recruter le bon candidat, sans vous tromper de cible, donc sans perdre de temps avec des candidats « inutiles » ; comme vos recrutements seront efficaces, vous réduirez le taux de rotations (turn-over) au sein de vos effectifs ; vous fidéliserez même les candidats qui ne feront pas partie de votre sélection finale, et vous pourrez les rappeler à une autre occasion : ils auront gardé une image positive de votre entreprise et donc une envie intacte, normalement, de venir travailler pour vous ; tout cela vous permettra, on ne cesse de le dire, d’améliorer et de renforcer votre marque employeur et donc, votre attractivité auprès des talents les plus recherchés dans votre secteur. Ce faisant, vous vous distinguerez de la concurrence et aurez encore davantage de chances de faire venir à vous en premier les cibles les plus rares. Enfin, vous ferez monter votre valeur en tant que recruteur sur l’ensemble du marché du travail pour ce qui concerne votre segment.

Mettez-vous à la place du candidat, pour lui annoncer l’entretien d’embauche

Rassurer le candidat est essentiel, et c’est une bonne idée directrice pour planifier et organiser un entretien d’embauche : en vous mettant à sa place, vous ferez preuve d’empathie lorsque vous devrez lui expliquer, le plus souvent au téléphone, la manière dont se passera le rendez-vous entre vous et lui, pour finaliser son processus de recrutement (voir notre dossier : organiser un entretien d‘embauche : l’importance du premier contact avec le candidat). En amont, c’est un bon départ pour réfléchir, justement, à la manière de vous organiser pour mener cette entrevue.

« Le plus simple et le plus efficace, c’est de s’imaginer candidat soi-même, lorsqu’on est recruteur, pour être au plus près de la réalité et donc coller au mieux aux attentes du candidat, tout en étant proche de ses préoccupations.

Par exemple, essayez de vous remémorer dans quel état psychologique, nerveux, physique, vous étiez vous-mêmes lorsque vous étiez jeune candidat à un entretien d’embauche. C’est beaucoup de stress, de tensions, de pression, beaucoup d’incertitude aussi, et votre objectif premier quand vous organiserez vos sessions d’entretiens, ce sera donc de tout faire pour rassurer le candidat, tant sur le fond que sur la forme », explique un coach spécialisé, consultant notamment pour Pôle Emploi. « Ainsi, prévoyez que ces sessions se passent dans un endroit calme, évidemment pas au milieu du bruit et de l’agitation des bureaux, mais plutôt à l’écart, de manière à favoriser la concentration du candidat et la vôtre, et à faire baisser l’influx nerveux et la crainte d’être observé et donc jugé par de potentiels futurs collègues. Et surtout, dites-le lui quand vous l’aurez au téléphone, de manière à ce qu’il puisse évacuer toutes les angoisses liées à ce sujet précis, avant de vous rencontrer ».

Sur le fond, même procédé : « Dès le coup de fil pour lui annoncer sa convocation à un entretien d’embauche, essayez de le mettre en confiance, ne soyez pas excessivement formel car cela met mal à l’aise, ni excessivement jovial ou familier pour exactement les mêmes raisons. Trouvez le ton juste, et le bon positionnement social, en tenant votre rang de recruteur et de décideur mais en rassurant le candidat sur votre capacité à être humain, et compréhensif ».

Savoir préparer et conduire un entretien d’embauche en face-à-face ou à distance (visio)

Pour préparer l’entretien d’un candidat à une offre d’emploi, essayez d’abord d’être au clair avec vous-mêmes et posez-vous les bonnes questions : quels points sont fondamentaux pour décrocher le poste ? Réfléchissez-y en essayant d’être le plus impartial possible, et en vous détachant au maximum de vos a priori négatifs ou positifs sur les candidats présélectionnés, car sinon vous orienterez votre réflexion de manière à avantager ceux qui vous ont le plus favorablement impressionné sur la base d’un simple CV, d’une lettre de motivation ou d’un coup de téléphone. Questionnez-vous sur les traits de caractère qui vous semblent absolument indispensables chez la future recrue, ou au contraire sur les traits de caractère qui vous semblent rédhibitoires. Faites de même pour les compétences, les prétentions (salariales, mais pas seulement : envisagez aussi les différentes réclamations possibles pour ce qui concerne la flexibilité, la disponibilité, la mobilité, etc…). Faites, finalement, selon la bonne vieille méthode des colonnes + et -, de manière à établir très précisément ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas, en ce qui concerne le collaborateur que vous essayez de recruter.

Ensuite, servez-vous de cette base de travail pour établir une liste de questions destinées à l’entretien d’embauche. Là encore, ne soyez pas forcément hyper formel, car cela pourrait être mal perçu par un candidat qui cherchera une entreprise accueillante et différente des autres pour s’y épanouir professionnellement. N’oubliez pas : les générations de candidats d’aujourd’hui disent, selon toutes les enquêtes d’opinion menées auprès d’eux, vouloir privilégier leur confort de vie et leur équilibre vie privée / vie professionnelle, à d’autres critères comme le prestige de leur employeur ou leur niveau de rémunération. C’est aussi valable pour l’entretien d’embauche, et cela l’est même encore davantage : c’est à ce moment là que vous impulserez une dynamique positive, une idée favorable, une image agréable de recruteur qui « fait envie ». C’est votre va-tout, le moment de jouer vos cartes, en n’oubliant pas que, quelle que soit l’issue, le candidat que vous voyez en entretien parlera ensuite de vous autour de lui, et fera part de son retour d’expérience dans son milieu professionnel qui est aussi le vôtre : autant que l’appréciation soit bonne et vous serve, d’une manière ou d’une autre, à court, moyen ou même long terme (il ne faut jamais insulter l’avenir, et tel candidat d’aujourd’hui sera peut-être un grand décideur de demain dans votre domaine !).

Soyez original pour vous démarquer dans vos questions et votre approche

« Pour préparer votre liste de questions destinées à un entretien d’embauche, ne vous privez pas de suivre une démarche originale, qui vous fera sortir du lot »,

conseille un économiste et professeur à l’Institut du Management. « Par exemple, si vous avez lu dans son CV que votre candidat est un fou de séries, demandez-lui : quel personnage de série seriez-vous, et pourquoi ? Et, pour ne pas perdre le fil et garder le contrôle, établissez peut-être une liste de 5 séries incontournables et que vous-mêmes avez vues, de manière à comprendre immédiatement les références ou les allusions du candidat à l’une ou l’autre. Autre exemple : si vous me laissiez en tête à tête avec votre meilleur ami / votre ami d’enfance / votre frère ou votre sœur / votre mère ou votre père, quel portrait me ferait-il de vous ? Pour ce type de question, vigilance : ayez au préalable recueilli discrètement les informations de base sur le sujet pour ne pas commettre d’impair (il n’a pas de sœur, ses parents sont décédés ou il ne les voit plus, il est fâché avec son meilleur ami…. Les réseaux sociaux sont une mine, pour ce type de recherche. Dans le doute, une règle : abstenez-vous). Troisième exemple : si vous n’aviez aucune attache, aucune obligation, tout le temps et tout l’argent dont vous avez besoin devant vous, que feriez-vous ? Etc… ».

L’idée, à chaque fois, c’est de poser des questions qui mettent en confiance, qui font sourire ou qui amusent le candidat, tout en lui permettant de se révéler largement et de se « vendre ». Ce sont aussi des questions qui, sous leurs dehors innocents, ne sont pas du tout superficielles et peuvent se révéler riches d’enseignements pour un recruteur : quelle image le candidat a-t-il de lui-même ? A-t-il trop confiance en lui, ou pas assez ? Ses personnages de fiction de référence sont-ils des gens que vous aimeriez vous-même recruter ? Quelles personnalités le fascinent-elles ? Parce qu’il en est proche, parce qu’elles sont à l’opposé de lui ? Comment analyse-t-il ses propres défauts et ses propres qualités ? Quel âge « mental » a-t-il ? Est-il capable de mettre des mots sur ses envies, ses rêves, ses choix ? Est-il très / trop / pas suffisamment attentif au regard d’autrui ? Est-ce une dépendance ? Un handicap ? Ou au contraire, est-ce révélateur d’une forme d’arrogance, de dédain, d’un manque de sociabilité, d’esprit d’équipe ? Fait-il bien la différence entre problématiques personnelles et professionnelles ? En quoi sa sphère privée risque-t-elle d’impacter sa sphère professionnelle, et de quelle manière ? Quelles sont ses perspectives, ses envies, ses aspirations d’évolution et de quelle manière saurez-vous les nourrir s’il vient travailler pour vous ? Comment se projette-t-il dans l’avenir proche ou plus lointain ? etc….

« En préparant bien en amont cet éventail de questions, vous pourrez aussi analyser de quels types de professionnels vous aurez besoin pour vous appuyer pendant les entretiens d’embauche : le futur N+1 du candidat, voire au-dessus, un psychologue, un collègue spécialiste de sa compétence pour les questions les plus techniques, et ainsi de suite. Ainsi, chacun pourra ensuite vous apporter son interprétation des réponses du candidat lors des séances de débriefing », analyse un formateur à l’I’ESUP, l’Ecole Supérieure de Commerce, Management et Marketing. « Vous posez aussi des questions formulées de manière volontairement positive, optimiste, qui vont mettre le candidat en confiance, le détendre, lui donner envie de se confier et d’être lui-même, ce qui vous permettra de mieux le cerner et de l’analyser au-delà de ce qu’il a envie de donner à voir. Mais attention à votre attitude à vous : n’ayez jamais l’air suspicieux, ironique ou malveillant. Souriez, semblez compréhensif, ouvert et de bonne volonté, ne perdez jamais de vue l’objectif suivant :

vous devez donner au candidat l’impression que l’entretien se passe bien, de manière à ce qu’il donne le meilleur de lui-même et à ce que vous, vous puissiez au mieux interroger à la fois sa motivation, et ses compétences pour le poste.

C’est aussi important pour qu’il garde une impression positive de son expérience et donc, qu’il en parle positivement autour de lui ».

N’oubliez pas les questions incontournables

Une fois la confiance établie et votre candidat bien à l’aise, n’oubliez pas non plus de prévoir une liste de questions plus traditionnelles qui, si elles doivent vous permettre de recueillir certaines données essentielles à votre choix final, ne doivent pas pour autant sembler ennuyeuses au candidat et faire retomber le soufflé. Trouvez un moyen de formuler ces questions plus classiques avec le même humour que précédemment, et la même décontraction, pour ne pas faire replonger le candidat dans son stress initial. Il ne doit pas y avoir de sentiment de césure, d’un « avant après », d’une phase détendue et d’une phase décisive qui serait le « vrai » entretien d’embauche, car alors, le candidat se sentirait piégé et l’effet serait désastreux.

A l’inverse, distillez vos questions plus classiques parmi vos questions originales, ou trouvez un moyen de les amener en douceur, sans trop de contraste avec les précédentes. Par exemple : comment votre candidat s’est-il intéressé à votre entreprise peut devenir : « vous auriez pu postuler dans bien d’autres endroits palpitants, pourquoi nous  ? » ; plutôt que « quelles sont les points d’achoppement sur lesquels nous pourrions ne pas nous mettre d’accord », demandez-lui : « si je voulais vous faire fuir, ce qui n’est évidemment pas le cas, que faudrait-il que je vous dise sur l’entreprise, sur votre contrat de travail, sur vos missions ? »…

Faites-vous éventuellement coacher sur la bonne attitude à adopter

Mener un entretien d’embauche de la bonne manière n’est inné pour personne, et ce sont surtout des savoirs faire qui évoluent en fonction des nouvelles technologies, des nouveaux métiers, de l’avancée des sciences sociales et psychologiques sur les profils de candidats, en fonction aussi (et même surtout) de l’arrivée de nouvelles générations sur le marché, qui n’ont ni les mêmes attentes, ni le même fonctionnement, ni la même culture ou le même mode de vie que leurs prédécesseurs, même si le poste en lui-même n’évolue pas ou peu.

« Un coach privé, ou des vidéos proposées par certains sites, vous permettront de mieux vous préparer à vos cessions d’entretiens d’embauche face à différents candidats, parfois nombreux, certains pouvant se montrer déstabilisants »,

explique un coach justement spécialisé dans le marketing RH. « Il y a des choses qui s’apprennent et qui vous permettront, à vous aussi, d’aborder l’entretien de manière détendue. Votre calme sera communicatif pour le candidat et le rassurera aussi de manière informelle : il ne sert à rien de le rassurer avec des grands discours si votre attitude corporelle traduit votre propre tension nerveuse ou votre propre peur de ne pas être à la hauteur. Il est donc impératif de maitriser votre attitude et d’être sous contrôle. Vous devez sembler serein, de la première à la dernière minute, souriant, disponible, concentré à 100% sur ce moment et pas à moitié préoccupé par des coups de fils ou des mails (bannissez le téléphone portable, pendant un entretien d’embauche !), empathique mais crédible quant à votre autorité et votre légitimité de décideur et de recruteur, complice parfois, sensible aux références communes comme aux particularités de votre interlocuteur, bienveillant, attentif à créer du lien sans en faire trop, etc… ».

Soyez aussi très vigilant, quand vous préparerez votre entretien avec les candidats, de ne rien laisser passer dans vos questions, qui pourrait sembler discriminatoire. Le terrain est particulièrement sensible quand vous aborderez les questions d’équilibre vie privée / vie professionnelle, le parcours du candidat, ou encore ses expériences professionnelles. Veillez à ce que rien ne puisse laisser entendre que vous le jugez sur ses origines, son sexe, ses orientations sexuelles, un éventuel handicap, une situation familiale particulière (monoparentalité, grossesse, divorce en cours) etc. Ce serait catastrophique pour votre image et votre marque employeur, et surtout cela serait passible de poursuites en justice pour discrimination à l’embauche.

Préparez aussi la décision finale

Evidemment, vous ne saurez pas à l’avance ce qu’il ressortira de l’entretien d’embauche, c’est le principe ! Il n’est pas question ici de venir avec des idées préconçues sur le candidat, mais plutôt de vous préparer plusieurs scénarii types, pour pouvoir anticiper la plupart des situations : entrainez-vous, là aussi pourquoi pas avec un coach ou des tutos, à avoir pour chaque possibilité d’issue à l’entretien d’embauche, la bonne attitude et un discours cohérent, parce que bien préparé en amont.

« Faites-vous des fiches avec des éléments clés, des phrases toutes prêtes et des formules types pour un entretien qui se conclue par un accord, un entretien qui nécessite une deuxième entrevue pour confirmer ou infirmer la possibilité d’une embauche, et bien sûr pour un entretien qui n’aura pas été concluant et se soldera par un refus de la candidature examinée », explique le coach déjà cité plus haut. « Ensuite, à partir de ces éléments de base, vous personnaliserez évidemment ces scénarii pour chaque personne, avec quelques éléments qui, là aussi, seront bien identifiés en amont et vous permettront de lui donner le sentiment que vous vous adressez à lui, et rien qu’à lui.

D’où l’importance de connaître sur le bout des doigts chaque dossier de candidature, et de bien vous organiser pour ne pas en gérer trop à la fois mais répartir la charge de travail, ou déléguer, de manière à ce que chaque entrevue soit bien menée, bien gérée, efficace et professionnelle ».

Utilisez les bons outils

L’intérêt de faire appel à un prestataire partenaire sur l’emploi, comme un jobboard dédié, c’est qu’il pourra vous proposer des outils pour gérer et planifier au mieux votre processus d’embauche, depuis la rédaction et la publication des offres de postes, jusqu’à la finalisation et la concrétisation du recrutement (entretien d’embauche, rédaction du contrat). En amont, ce sont des plateformes capables de faire matcher le plus précisément et opportunément possible les offres et la demande de travail ; elles vous permettent ensuite également de scorer de façon de plus en plus fine les profils qui correspondent le mieux à ce que vous recherchez, jusqu’aux sélections pour l’entretien d’embauche. Puis, elles vous permettent, par le biais par exemple de documents partagés et d’agendas en ligne, de planifier les réunions facilement et efficacement, tout en facilitant la communication entre les différents managers / décideurs qui composeront le « jury final » (partage des infos, envoi des pièces du dossier, fiches préparatoires et appréciations de chacun, etc) et en permettant à n’importe quel moment de savoir où en sont les candidatures et de les actualiser. En aval de l’entretien, ces outils partagés vous faciliteront le débrief collectif.

Privilégiez un processus de recrutement simple et rapide

Trop de complexité, trop de temps, trop de paliers à franchir : autant d’éléments qui, au cours du processus de recrutement, peuvent faire déserter les candidats. Le risque, dans ce cas de figure, c’est que les talents que vous ciblez ne se découragent et partent voir ailleurs, où la concurrence les accueillera vraisemblablement à bras ouverts s’il s’agit de profils rares et précieux. Selon les dernières statistiques menées sur le sujet, deux tiers des candidats trouvent, en 2020, quel que soit leur parcours et leur profil de poste d’ailleurs, que les processus d’embauche sont trop fastidieux, prennent trop de temps, et sont trop étalés dans la durée. Et un tiers des candidats dit avoir déjà renoncé à un emploi qui l’intéressait vraiment, par découragement face à la complexité et à la durée du recrutement. Des candidats qui ont le sentiment d’un parcours du combattant, ou d’un procédé qui leur fait perdre trop de temps et d’énergie. La leçon à en tirer, c’est que plus vous proposerez des processus de recrutement courts, simples, mais efficaces et pertinents, meilleures seront les chances de votre côté de sortir du lot aux yeux des postulants, en particulier des meilleurs profils, qui ont conscience d’être recherchés sur le marché et qui veulent que les choses aillent vite et soit bien faites, en un minimum de temps et d’étapes.  

« L’intérêt, encore une fois, de passer par un partenaire type jobboard, c’est que ce sont des structures qui peuvent vous proposer de profiter de leurs logiciels pour gagner en temps et en efficacité dans vos processus de recrutement »

explique un professeur de Master en gestion des Ressources Humaines, à l’université Paris Dauphine. « Ils vous permettent aussi de rentabiliser votre processus de recrutement et de gagner du temps en ciblant directement les candidats les plus qualifiés, selon votre budget, y compris pour des postes très spécifiques ou à haut niveau de responsabilité. Certains jobboards ont d’ailleurs des sous-sites spécialisés qui vous permettent d’aller directement chercher vos candidats dans des secteurs d’activités très précis comme la santé, l’environnement, le transport, le luxe, le BTP, la pêche, la distribution, etc… Là aussi c’est un gain de productivité sur l’ensemble du recrutement, car vous irez piocher directement dans le bon vivier de personnes, et vous donnerez dans le même temps aux candidats en question le sentiment que vous savez ce que vous faites et à qui vous vous adressez, que vous allez droit au but et que vous les ciblez efficacement : il s’en dégagera une meilleure expérience candidat qui sera, en retour, bénéfique à votre image et à votre marque employeur ».

Il est donc crucial de maximiser l’efficacité de votre process d’embauche, de l’optimiser autant que possible, pour mettre de votre côté toutes les chances de recruter la bonne personne et éviter de la laisser filer à la concurrence. « Il faut aussi renoncer à la tentation d’un parcours d’embauche avec trop de « steps », comme on dit, trop de « marches » à monter, de paliers à franchir : multiplier les convocations à des rendez-vous différents, avec autant d’interlocuteurs, brouille les pistes et donne au candidat le sentiment que vous doutez de lui, que vous le testez sans fin, que vous n’êtes pas sûr de votre choix ou que vous vous donnez trop d’importance », analyse l’Observatoire de l’Intérim et du Recrutement. « Bref, le mieux est l’ennemi du bien et il faut se fixer quelques règles impératives : pas plus de deux rendez-vous avant la décision finale, quitte à ce que ces deux entretiens soient assez longs et comprennent, par exemple, un ou plusieurs tests de compétences ; et pas plus de deux interlocuteurs différents, si possible présents tous les deux à chacun des différents rendez-vous ».

En résumé…

Les bons réflexes à adopter pour un entretien d’embauche bien organisé et réussi :

  • S’y prendre bien en amont pour définir avec précision le profil du candidat que l’on recherche, ses points forts et ses compétences, les éléments qui pourraient être rédhibitoires ; et, encore plus en amont, comme on l’a développé dans d’autres de nos dossiers recruteurs, soigner une fiche de poste détaillée pour cibler les bons candidats et ne pas perdre de temps avec des candidatures inutiles ;
  • Soigner l’expérience candidat avec un processus qui soit court, simple et efficace : si c’est trop compliqué, trop fastidieux, trop long dans le temps, les meilleurs fuiront car ils seront courtisés par vos concurrents qui vous couperont allégrement l’herbe sous le pied !
  • Soigner chacune des étapes pour éviter une faille dans le processus, qui anéantirait les efforts déployés sur les autres paliers : pensez à inclure dans l’élaboration de votre organisation de recrutement les collaborateurs utiles, ni trop de monde ni trop peu : mettez bien noir sur blanc sur le papier les points de questionnement sur lesquels vous avez besoin d’avis extérieurs, et organisez des rendez-vous avec vos équipes compétentes pour y répondre. La collégialité peut aussi être bénéfique pour bien définir le profil du poste et rédiger l’offre, ainsi que pour définir précisément le profil du candidat idéal.
  • Ne pas hésiter à engager un partenariat avec un jobboard pour le sourcing, la réception et la gestion des candidatures, qui sont les étapes les plus chronophages du processus de recrutement. Il aura à sa disposition des outils très utiles pour vous faciliter les choses et éviter les déperditions de candidatures (lire à ce sujet notre dossier : Offre d’emploi : comment éviter la déperdition des candidatures).
  • Faire un retour rapide aux candidats à l’issue du process, que votre réponse soit positive ou négative. Et se constituer une base de données avec les dossiers des candidats que vous n’avez pas retenus cette fois-ci mais qui vous intéressent malgré tout (si vous passez par un jobboard, il le fera pour vous).

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Marie MEHAULT

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