Organiser un entretien d’embauche : l’importance du premier contact avec le candidat

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La seconde étape du recrutement, une fois l’offre d’emploi rédigée et les candidatures réceptionnées et triées, c’est l’entretien par téléphone avec les profils qui vous intéressent le plus. Il est crucial, cet entretien ! Car il va vous permettre d’affiner encore la sélection, jusqu’à dénicher votre recrue idéale. Mais attention : si vous en profitez pour juger le candidat, lui aussi va en profiter pour vous « scanner ». Il arrive qu’un candidat vous plaise, que vous souhaitiez poursuivre avec lui, voire le recruter, mais que lui n’en ait plus envie après l’entretien téléphonique, parce que vous n’aurez pas sur lui faire passer les bons messages.

Alors comment procéder pour que ce tout premier contact avec les candidats qui vous intéressent se passe au mieux ? Cela n’est pas si simple : les attentes des postulants ont évolué ces dernières années, ils sont plus exigeants, plus attentifs, leurs demandes, leurs priorités, leurs valeurs ont changé, et surtout, plus ils ont de talent, plus ils sont chassés par les employeurs (et donc, par vos concurrents), plus ils ont la main…. Ce sont eux qui vous choisiront, autant que vous qui les choisissez, si ce n’est pas davantage. C’est donc à vous de savoir vous montrer persuasif pour sortir du lot et vous démarquer de la concurrence sur le marché du recrutement.

Commencez d’abord par définir (quel que soit le moyen par lequel vous avez recruté : canaux RH, cabinet de recrutement ou jobboard), le type d’appel téléphonique que vous devez passer. Il en existe deux : le premier, de courte durée, pour les contrats en CDD ou des missions d’intérim. Il s’agira en quelques minutes de faire le point avec le candidat pour valider ou préciser les données essentielles du contrat : ses attentes et les vôtres en termes de missions, de rémunération et de profil de poste. Dans ce premier type d’appel, le candidat vous attendra au tournant surtout sur quelques grands ressentis : votre capacité d’écoute, votre motivation à lui faire intégrer votre société, et votre niveau de discours (simplicité, efficacité, respect, cordialité…).

Le second type d’appel téléphonique concerne les contrats plus longs, CDD longs renouvelables, CDI, mobilité interne. L’entretien téléphonique, même s’il s’agit toujours d’un premier contact, sera plus long et approfondi, et abordera les points évoqués plus haut beaucoup plus en détail. C’est un peu une manière de préparer l’entretien d’embauche, voire la négociation pour finaliser le contrat. Vous jouez gros car vous misez sur du long terme, du permanent : soyez donc très attentif à l’image que vous renverra le candidat, à votre feeling autant qu’à votre jugement cartésien, sur la forme comme sur le fond de ses réponses. Mais ne perdez jamais de vue que lui, vous jugera aussi à ce moment-là avec les mêmes critères et la même conscience d’enjeux d’avenir cruciaux.

Soyez donc tout aussi vigilant sur ce que vous percevez de lui que sur ce que vous lui donnez à percevoir de vous : il vous jugera notamment sur la manière dont vous l’avez choisi, sur votre intérêt pour ses expériences, son parcours et ses savoir-faire, sur ce que, potentiellement, vous pouvez lui offrir d’intéressant mais aussi à moyen et long terme (évolution de carrière, primes, évolution salariale, intéressement, diversification des missions, formations, etc…) et sur votre motivation à lui faire intégrer votre équipe.

Aucun de ces deux types d’appel ne s’improvise, le second encore moins que le premier. Il vous faut être incollable sur le CV et les motivations du candidat, avoir lu, relu, analysé ses envies et ses compétences, savoir déjà très précisément ce que vous avez à lui apporter et ce que lui aura à vous apporter en retour. Préparez donc ces entretiens avec beaucoup d’attention : car perdre un candidat intéressant à ce stade du processus de recrutement, c’est vous faire perdre du temps et de l’argent, et surtout des talents qui pourraient par la suite vous propulser devant la concurrence.

« Préparez-le avec des notes sur des fiches, très ordonnées, bien aérées, avec des surligneurs de couleurs différentes pour visualiser les idées communes immédiatement au fil de la conversation et ne rien oublier d’essentiel, mais surtout pour ne pas avoir à passer sans cesse du coq à l’âne parce que vous aurez oublié un détail d’importance au moment où vous parliez de ce qui était en rapport avec ce détail. Avoir à y revenir alors que vous, comme votre interlocuteur, êtes passé à autre chose, brouille les pistes et le message, et cela ne renvoie pas une image rassurante de rigueur et de précision au candidat. Et puis le moment venu, mettez-vous dans de bonnes dispositions avant de passer cet appel. Asseyez-vous bien droit, à votre bureau, prenez des notes, cela pourra toujours vous servir dans le cadre d’un entretien en face à face ultérieur. Pensez aussi à remercier la personne pour le temps et l’intérêt qu’elle vous aura accordés ».

Un cabinet de coaching en recrutement, à Paris

Ne tardez pas à le recontacter

Soyez réactif ! Si vous avez le sentiment d’avoir débusqué le candidat idéal en lisant son CV et sa lettre de motivation, ne trainez pas pour le recontacter, car il est fort probable que vos concurrents le repéreront eux aussi et souvent, le premier recruteur à se manifester bénéficie d’une prime « psychologique » favorable de la part du candidat, donc d’un temps d’avance. Mais ne vous précipitez pas non plus, car cela peut éveiller un sentiment de méfiance. Bref, il faut savoir doser : ne rappelez pas dans l’heure qui suit sa réponse à votre offre, prenez le temps de préparer et de murir cet appel, mais ne rappelez pas non plus 3 jours après, il sera peut-être trop tard. L’idéal, bien souvent, c’est de prendre contact le lendemain de sa réponse à votre offre, ou de l’envoi de sa candidature spontanée si tel est le cas.

Pour préparer rapidement et efficacement cet appel téléphonique et ne pas perdre trop de temps, posez-vous quelques questions essentielles : qui doit appeler ? Le recruteur RH, le manager du service directement concerné par ce candidat, le directeur de branche, voire la direction générale ou la présidence ? Car si c’est un talent que vous « chassez », c’est-à-dire que vous essayez de le débaucher alors qu’il travaille déjà à la concurrence par exemple, ou si vous savez qu’il ne restera que très peu de temps sur le marché du travail après sa sortie d’études, parce qu’il possède toutes les compétences requises dans un métier rare, et donc couru, plus vous viserez haut dans la hiérarchie de votre entreprise pour passer ce fameux appel, plus ce sera percutant et efficace, car valorisant pour le candidat.

Ensuite, rédigez rapidement une feuille de route pour cadrer l’entretien et éviter qu’il parte dans tous les sens : vous devez être capable de répondre de manière précise, concise et convaincante sur les points suivants : pourquoi le voulez-vous lui, et pas un autre ? En quoi correspond-il à la fois au job, et aux valeurs de votre entreprise ? Qu’avez-vous à lui offrir, quelle plus-value représente-t-il pour vous ? Ayez déjà la réponse à quelques questions essentielles : même si la négociation salariale viendra plus tard, vous devez savoir jusqu’où votre entreprise est prête à aller ; sachez aussi d’ores et déjà lui « vendre » du rêve : primes éventuelles, intéressement, 13 ou 14e mois, part variable, nombre de semaines de congés payés, avantages familiaux, mutuelle, etc etc…. De la même manière, sur les conditions de travail que vous lui proposerez, calez-vous bien en amont et avec précision avec le manager concerné par ce recrutement, pour pouvoir répondre précisément aux questions du candidat (missions, horaires, lieux, mobilité, flexibilité, télétravail…). Vous ne devez pas pouvoir être pris en défaut sur ces questions essentielles et qui détermineront, d’évidence, son choix de vous rejoindre ou pas.

Enfin, pour bien vous préparer, renseignez-vous au maximum sur le candidat pour pouvoir personnaliser votre coup de fil, car en matière de recrutement, on sait désormais à quel point les actions personnalisées sont plus efficaces que celles qui suivent un canevas prédéfini de la même manière pour tous les candidats : si, lors de cet appel téléphonique, vous semblez suivre une trame toute faite, froidement et indépendamment des réponses du candidat à vos questions et inversement, vous risquez de le faire très vite fuir ! A l’inverse, s’il sent que vous avez étudié de près son parcours, sa proposition de compétences et son profil, s’il perçoit que vous essayez de vous adapter à sa personnalité et à ce qui en fait un candidat unique, que vous rebondissez en fonction de ce qu’il vous dit, ce sera déjà bien parti entre vous. Rien que de très logique, mais cela va mieux en le disant !

Montrer l’envie que vous avez de le rencontrer en entretien

Pendant ce premier contact téléphonique, n’oubliez pas que, au-delà du fond de ce qui se dira, votre ton et votre voix diront aussi beaucoup de vous et de votre entreprise. C’est pour cela qu’il est primordial de se mettre en posture droite, assis à son bureau ou debout, et non pas sur un canapé ou allongé, car le candidat ressentirait le relâchement et pourrait l’interpréter comme de la mollesse ou de la désinvolture. Soyez vous-même, spontané et naturel, mais essayez d’insuffler à votre voix une dynamique, un entrain qui montreront votre envie de le recruter. Ne parlez pas trop vite, soyez posé, mais efficace et gardez le rythme, ne laissez pas les blancs gênants s’installer, d’où l’importance de préparer ce moment bien en amont. Essayez de ne jamais perdre l’attention de votre interlocuteur, de la capter sans cesse avec votre allant, votre positivisme, et en lui racontant sa future vie dans votre entreprise comme vous raconteriez une histoire captivante à un auditoire juvénile ! Evidemment, c’est une image, n’en rajoutez pas des louches non plus, mais gardez en vous cette idée de narration : vous êtes le narrateur de son avenir, donnez-lui envie d’en savoir plus, d’aller au bout de l’aventure, sans emphase mais avec un enthousiasme communicatif. Faites-lui sentir, aussi, que vous savez qui il est et que cela vous plaît. Pour cela, attention : essayez d’avoir bien préparé à portée de regard les documents dont vous pourrez avoir besoin pour vous appuyer : son CV, sa lettre de motivation, la fiche de poste, ou tout autre support utile.

Pour lui montrer que vous avez envie de rencontrer le candidat en entretien, première règle d’or : prenez le temps ! Prenez le temps pour faire de ce premier contact téléphonique un vrai moment, un premier rendez-vous digne de ce nom. C’est la raison pour laquelle, même s’il faut rappeler très vite, il faut malgré tout prendre le temps de trouver un moment où vous serez posé, au calme, avec une bonne heure devant vous tout compris (pour vous préparer avant d’appeler, passer l’appel, puis mettre par écrit le résumé de cet appel et en faire une sorte de compte rendu qui vous servira pour la suite, si plusieurs candidats sont à égalité dans votre esprit pour un seul et même poste).

Faites attention de ne pas exprimer, dans votre voix, des sentiments négatifs : impatience ou ennui. En tout état de cause, si c’est ce que vous ressentez en écoutant le candidat au téléphone, il faudra le noter, car ce n’est pas bon signe et cela peut indiquer que vous vous trompez de cible. Mais dans le doute, si vous pensez le recevoir quand même en entretien, ne lui montrez surtout pas ce que vous éprouvez. Il ne faut pas toujours et systématiquement se fier aux apparences et cela dépend aussi du type de profil que vous recherchez : si c’est un communicant ou un manager d’équipe, le manque de charisme et d’entrain peut être un vrai frein. Si c’est un informaticien, un ingénieur ou tout autre poste qui requiert des compétences pointues mais pas forcément de la sociabilité ou de la volubilité, n’y accordez pas une importance démesurée non plus : vous êtes peut-être tombé sur un petit génie peu loquace et très timide, mais qui fera des étincelles dans son domaine !

Montrez lui que vous avez « sanctuarisé » ce coup de fil : ne laissez pas sonner votre autre téléphone toute les 5 minutes, ne répondez pas à vos mails en même temps, ne les lisez d’ailleurs pas du tout pendant ce temps, ne faites rien d’autre que de passer cet appel : le candidat le sentira si vous êtes à demi avec lui et à demi en train de faire autre chose. Mettez-vous aussi au calme, loin des brouhahas d’équipes et des conversations d’open space. Montrez-lui, enfin, que vous avez porté une attention particulière à son CV et à sa lettre de motivation, en reprenant telles quelles certaines de ses formules, que vous aurez surlignées : cela prouvera que vous avez tout lu, et bien lu.

Garder un ton cohérent avec le ton de l’annonce

Restez en cohérence avec le ton de votre offre d’emploi : vous y avez longuement réfléchi, vous avez cherché les bons mots, les bonnes tournures de phrases, essayez de rester concentré là-dessus pendant le premier contact téléphonique : cela donnera au candidat un sentiment de sécurité, de fiabilité, il aura l’impression que vous dites ce que vous faites et que vous faites ce que vous dites, et c’est primordial. Car si vous, vous cherchez à recruter le bon candidat, lui cherche aussi à recruter la bonne entreprise, les bonnes missions, le bon projet et la bonne équipe.

Dans ce cadre, le ton de votre entretien doit, comme le ton de votre annonce, entrer en résonance avec votre marque employeur : on doit y retrouver une cohérence avec vos valeurs, votre esprit d’équipe, votre collectif, vos préoccupations envers le bien-être au travail de vos salariés, etc…  Le candidat, surtout s’il est très prisé des recruteurs, va tout mettre dans la balance pour faire son choix final entre les différentes entreprises qui le courtisent : il va donc vous évaluer sur un ensemble de critères tout au long du recrutement, dans la rédaction de votre offre d’emploi, lors du premier contact téléphonique, puis au moment de l’entretien d’embauche : à chacune de ces étapes, il aura besoin de se rassurer quant à votre fiabilité, vos compétences, votre crédibilité etc… lui donner les mêmes assurances, tenir un discours cohérent d’une fois sur l’autre, en accord avec votre marque employeur, sont pour lui des gages précieux et pour vous un très bon point. A chaque étape, cela permettra de faire monter le curseur de votre entreprise vers le haut, aux yeux de votre candidat.

Enfin, il est primordial, sur des éléments clés comme la définition de poste, les missions, la rémunération, la mobilité, les horaires ou les conditions de travail, d’être parfaitement clair : vous devez être capable de dire à votre interlocuteur très précisément quelles sont vos attentes, vos possibilités et vos limites. Attention, il vaut mieux pour entrer vraiment dans certains détails, attendre l’entretien d’embauche en face à face avec le candidat, voire la négociation avant la rédaction du contrat. Mais vous ne devez pas, pour autant, éluder complètement les questions : répondez dans les grandes lignes, utilisez des fourchettes pour les données chiffrées, et n’hésitez pas, si cela devient trop pointu, à préciser : « nous en parlerons évidemment plus en détails lorsque nous nous verrons », ou : « sur les détails, prenons chacun le temps d’y réfléchir calmement et nous en parlerons plus précisément lorsque nous nous rencontrerons », tout en donnant des gages que la question ne vous gêne pas et que vous n’essayez pas de tourner autour du pot ou de changer de sujet : « soyez assuré en tout cas que nous tiendrons compte de votre valeur, de vos compétences et de votre expérience : nous avons vraiment envie de vous recruter, et nous sommes prêts à aller au-delà de ce qui se fait sur le marché », par exemple, (si vous êtes sur de vous quant à ce recrutement). Dans tous les cas, vérifiez bien avec le candidat que vous parlez de la même chose : rémunération brute ou nette, fixe, variable ou élargie (avec primes, part variable etc)… Car il vous faut consolider avec le candidat le fait que vous êtes, globalement, sur la même longueur d’ondes au niveau des grandes questions sur lesquelles reposera ensuite la négociation contractuelle. Notez tout.

Lui expliquer comment se déroulera l’entretien pour qu’il se projette

A la fin de l’entretien téléphonique, prenez encore le temps de remercier, puis de préciser comment se passera la suite : soignez particulièrement cette dernière étape, car c’est la dernière impression que vous laisserez au candidat, et celle qui sera la plus forte. Les candidats demandent avant tout de la sincérité : ils ont besoin, pour pouvoir se projeter dans le poste que vous leur proposez, d’avoir une idée précise du processus de recrutement. Cela vous permet, de surcroit, de lui offrir un sentiment de stratégie et de vision communes, de l’impliquer d’ores et déjà dans sa mission auprès de vous. Donnez-lui le déroulement très concret de l’entretien d’embauche à venir, en lui indiquant que vous êtes ouvert à ses questions et qu’il ne doit pas hésiter. Clarifier, formuler en toute transparence, ce sont les bases essentielles d’un début de relation saine.

Dans ce cadre, précisez-lui d’abord comment l’entretien se déroulera formellement : combien de temps, combien de personnes présentes, quelles étapes (motivation, test de connaissances, test de compétences, mise en situation sur le lieu de travail…). Expliquez lui aussi sans fioritures quels seront vos critères de sélection, et vous pouvez même à cette occasion lui demander ce que seront les siens, de manière à le mettre sur un pied d’égalité dans le jeu et à lui donner le sentiment d’être désiré, tout en vous préparant vous aussi au mieux pour l’entretien d’embauche. Mettre cartes sur tables des deux côtés le rassurera et lui prouvera à nouveau votre considération et votre intérêt pour ses attentes, surtout s’il est aussi « chassé » par la concurrence. Cela vous donnera des pistes de réflexion pour réussir, de votre côté, l’entretien d’embauche, en lui faisant des propositions très personnalisées et en sortant du lot. Précisez lui aussi, au-delà de l’entretien d’embauche, les modalités de son intégration dans l’entreprise, dans son service, de sa période d’essai, de sa période éventuelle de formation, etc…. Parler dans un futur moins proche, au-delà de l’entretien, lui permettra là aussi de se projeter plus facilement.

Marie MEHAULT

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