Mode d’emploi #Episode 18 : Préparer, organiser, planifier un entretien d’embauche

organiser un entretien
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Bien préparer et bien organiser vos entretiens d’embauche avec les candidats qui vous intéressent est une bonne stratégie. Vous avez peut-être le sentiment d’y consacrer trop de temps, donc trop d’argent et trop d’énergie, mais détrompez-vous : si vous parvenez à mettre en place un processus organisationnel bien rodé, cela vous permettra ensuite de largement gagner en efficacité (et donc en rentabilité) à plusieurs niveaux !

Secret n°1 : Mettez-vous à la place du candidat, pour lui annoncer l’entretien

Rassurer le candidat est essentiel : faites preuve d’empathie lorsque vous devrez expliquer la manière dont se passera le rendez-vous au candidat. Pour lui, c’est beaucoup de stress et il faut le rassurer. Annoncez le lui quand vous êtes au calme, de manière à favoriser la concentration du candidat et la vôtre, et à faire baisser vos influx nerveux. En amont, dès le coup de fil pour lui annoncer sa convocation à un entretien d’embauche, ne soyez ni excessivement formel ni excessivement jovial ou familier : trouvez le ton juste pour le mettre en confiance, le bon positionnement social : en tenant votre rang de recruteur et de décideur mais en rassurant le candidat sur votre capacité à être humain et compréhensif.

Secret n°2 : essayez d’abord d’être au clair avec vous-mêmes.

Pendant la préparation de l’entretien d’embauche, posez-vous les bonnes questions : quels points sont fondamentaux pour décrocher le poste ? Réfléchissez-y en essayant d’être le plus impartial possible, et en vous détachant au maximum de vos a priori négatifs ou positifs sur les candidats. Faites selon la bonne vieille méthode des colonnes + et -, de manière à établir très précisément ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas, en ce qui concerne le collaborateur que vous essayez de recruter : ses traits de caractère, ses compétences, ses prétentions salariales, sa flexibilité, sa disponibilité, sa mobilité, etc. Ensuite, servez-vous de cette base de travail pour établir une liste de questions destinées à l’entretien d’embauche.

Secret n°3 : Soyez original dans vos questions et votre approche

Par exemple, si vous avez lu dans son CV que votre candidat est un fou de séries, demandez-lui : « quel personnage de série seriez-vous, et pourquoi ? ». Autre exemple : « Si vous me laissiez en tête à tête avec votre meilleur ami / votre ami d’enfance / votre frère ou votre sœur / votre mère ou votre père, quel portrait me ferait-il de vous ? ». Pour ce type de question, vigilance : ayez au préalable recueilli discrètement les informations sur le sujet pour ne pas commettre d’impair. Les réseaux sociaux sont une mine, pour ce type de recherche. Dans le doute, une règle : abstenez-vous. Troisième exemple : « si vous n’aviez aucune attache, aucune obligation, tout le temps et tout l’argent dont vous avez besoin devant vous, que feriez-vous ? Etc… ». Posez des questions positives qui mettent en confiance, qui font sourire ou qui amusent le candidat, tout en lui permettant de se révéler largement et de se « vendre ».

Secret n°4 : N’oubliez pas les questions incontournables

Une fois la confiance établie et votre candidat bien à l’aise, n’oubliez pas non plus de prévoir une liste de questions plus traditionnelles. Trouvez un moyen de les formuler avec le même humour que précédemment, et la même décontraction, pour ne pas faire replonger le candidat dans son stress initial. Par exemple : comment votre candidat s’est-il intéressé à votre entreprise peut devenir : « vous auriez pu postuler dans bien d’autres endroits palpitants, pourquoi nous ? ». Plutôt que « quelles sont les points d’achoppement sur lesquels nous pourrions ne pas nous mettre d’accord », demandez-lui : « si je voulais vous faire fuir, ce qui n’est évidemment pas le cas, que faudrait-il que je vous dise sur l’entreprise, sur votre contrat de travail, sur vos missions ? »…

Secret n°5 : Faites-vous coacher sur la bonne attitude à adopter

Un coach privé, des podcasts ou des vidéos proposées par certains sites, vous permettront de mieux vous préparer à vos cessions d’entretiens d’embauche. Soyez aussi très vigilant, quand vous préparerez votre entretien avec les candidats, de ne rien laisser passer dans vos questions, qui pourrait sembler discriminatoire : attention aux questions sur : équilibre vie privée / vie professionnelle,  parcours du candidat, expériences professionnelles, origines, genre, orientations sexuelles, handicap, situation familiale particulière (monoparentalité, grossesse, divorce en cours) etc. Ce serait catastrophique pour votre image et votre marque employeur, et surtout cela serait passible de poursuites en justice pour discrimination à l’embauche.

Secret n°6 : Préparez aussi la décision finale

Il n’est pas question de venir avec des idées préconçues sur le candidat, mais plutôt de vous préparer plusieurs scénarii types, pour pouvoir anticiper la plupart des situations : entrainez-vous, là aussi pourquoi pas avec un coach ou des tutos, à avoir pour chaque possibilité d’issue à l’entretien d’embauche, la bonne attitude et un discours cohérent, parce que bien préparé en amont. Faites-vous des fiches avec des éléments clés, des phrases toutes prêtes et des formules types pour un entretien qui se conclue par un « oui », un « peut-être », un « non ». Et personnalisez en fonction du dossier du candidat.

Secret n°7 : Utilisez les bons outils

Un jobboard dédié, pourra ainsi vous proposer des outils pour gérer et planifier au mieux votre processus d’embauche : la rédaction et la publication des offres d’emploi, l’entretien d’embauche, la rédaction du contrat. En amont, ce sont des plateformes capables de faire matcher précisément les offres et la demande de travail ; de partager des documents, des agendas en ligne, des plannings de réunions, et de faciliter la communication entre les membres du « jury final ». En aval de l’entretien, ces outils partagés vous faciliteront le débrief collectif.

Secret n°8 : Privilégiez un processus de recrutement simple et rapide

Plus vous proposerez des processus de recrutement courts, simples, mais efficaces et pertinents, meilleures seront les chances de votre côté de sortir du lot aux yeux des postulants, en particulier des meilleurs profils, qui ont conscience d’être recherchés sur le marché et qui veulent que les choses aillent vite et soit bien faites, en un minimum de temps et d’étapes. 

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Marie MEHAULT